昨今、地方の中小企業では、「自社はExcel管理で十分」「現状Excel管理で事足りるが将来的にはシステムに移行すべきか思案中」など、『Excel管理かシステム化を進めるか』を検討する動きは以前に増して多く見られます。顧客管理は工夫によっては業務全体を効率化できる可能性を持つ反面、どう管理したらよいか頭を抱える部分でもあります。年々管理する情報量は膨れ上がり、ただ情報を記録するだけでは、十分な分析や企画立案を行うことは難しいのが現状です。そこで今回は、Excel管理における業務のメリット・デメリットを考え、システム化が有効かどうかをご紹介していきます。
Excelがいまだ根強い人気の理由とは？
『Excel（エクセル）』は言わずと知れたマイクロソフト製表計算ソフトで、Windowsのパソコンであればすでに搭載されているケースが大半です。表計算はもちろんグラフや帳票なども容易に作成でき、名簿や見積書、帳票など、あらゆる業務に適用します。操作方法が分からなくても、webサイトでノウハウや無料のテンプレートも多数公開されているので、上司やお客様への説明用の資料作成時には最適なツールといえます。
顧客情報を入力できるフォームを作成し、ボタンを押せば別シートへ蓄積されます。ボタン一つで期間中の売り上げ変動のグラフを作成できるといった使用も可能なので、システム感覚でどんどん作り込まれます。となると、顧客登録やグラフ作成は誰でもできるが機能の詳細は作成者でないと分からない場合が発生するかもしれません。さらに作成者が異動や退職してしまっては、少し不都合があっても使い続けるしかない状況に陥ってしまいます。
そうした背景の中で、いくら業務効率化を進めようと思ってもなかなか顧客管理のシステム化には踏み切れないという嘆きもあるようです。
Excelで管理できること・できないこと
業務でExcelを活用する場合、役立つ機能は主に３つあります。
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Excelができる事
- 表計算：関数によって合計、平均、抽出、検索などあらゆる加工が可能になる。
- グラフ表示：表にした情報を目的に応じたグラフ化が可能になる。
- マクロ機能：簡単なプログラミングを埋め込むことが可能になる。
それではExcelが業務にもたらすメリットとは何でしょうか。
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Excelのメリット
- 扱いやすさ
- データ分析
- グループ内の共有
使用できる社員が多く、操作に対する抵抗が低い。
そのため、提出用の名簿や帳票の作成、出力などの業務に手間取ることが少ない。
また、マクロ機能によりプログラムでしか行えない操作もシステムに比べ簡単に設定することができる。
関数を活用することで多方面からの分析が簡単に行えプレゼンの際に不可欠な分析結果レポートや付随するグラフ出力が容易にできる。
企業のパソコンにはある程度Excelは搭載されているため、ファイルサーバーにExcelファイルを保管し社内で共有・閲覧する事ができる。
このように、Excelはシステムから抽出したデータを細かく分析したり分析結果を共有して閲覧するなど、個人的な業務効率を高めようとする場合はこの上ない強い味方になるでしょう。
ではデメリットはどうか。
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Excelのデメリット
- 複数人での同時編集が困難
- バージョンによるファイル管理が困難
- 保存データ量の限界
- 専門的な知識を要するため属人的になりがち
グループ内でのファイル閲覧の共有は可能だが、同時に編集するとエラーや、保存不可になる場合がある。
Excelのバージョンによって機能に差異があるため、見え方が異なる場合がある。（※現在Office365にて常に最新バージョンがインストールされるようになった）
作成当初はExcelで管理できる顧客数だったが、顧客が増加した場合やビックデータ処理の背景を考えると管理できるデータ量は不足する可能性がある。
高度な機能を使えば使うほど、対応できる人が限られてしまう。
このように、企業規模の拡大や、高度な分析、社内での情報共有・編集が目的の場合、必ずExcel管理の限界は訪れるでしょう。
システム移行で業務はどう変わる？
Excelのメリット・デメリットを踏まえた上で、システム移行により業務がどう変わるのかをご紹介します。
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Excelで行う顧客管理のイメージ
- 異なる業務ごとに別々に顧客を管理している
- 顧客データは営業顧客リストとは紐づいていない
- Excelで作成した納品書を販売管理システムに手入力し、分析を行う
- 日報は各自Excelで作成→ファイルまたは書類で提出
上図は実際にシステム移行を行った中小企業様の例です。この企業は顧客情報や営業関連、請求関連、日報と４つのExcelでそれぞれ管理しており、それらは連動していませんでした。そのため、請求関連の業務と顧客データも紐づいていないので、請求書作成時に確認するExcelが複数になってしまいます。さらに、業務の進捗状況を日報に改めて作成する必要があるため、全体的にExcel入力に長時間費やしてしまいます。
このような例の場合、CRMシステム(※１)導入により、以下のような効果が期待されます。
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システム移行した顧客管理のイメージ
- 分散した顧客データをひとまとめにできる
- 顧客情報はもちろん、紐づく営業進捗や請求なども同時に管理できる
- 営業実績などをもとに分析を行う事ができる
- 登録した業務内容を日報形式で出力することができる
システム移行することで、入力や確認の手間を大幅に省く事ができます。さらに顧客情報を社内で共有することができるため、他業務や上司への連絡・報告作業の時間短縮にもつながります。
また、Excelを提供しているMicrosoft Windowsが、2020年1月14日にWindows7のサポートを終了したこともCRMシステム移行を考えるきっかけになっていると考えられます。もちろん、Windows7サポート終了しても、お使いのExcelバージョンが使えなくなるわけではありませんが、新しいWindows10が月額制のOffice365への移行を推奨しているため、使用しているofficeのバージョンによっては操作環境が異なる場合があるとされています。
※１：CRMとはCustomer Relationship Management(顧客関係管理)の略。
>>関連記事：「CRM」ってそもそも何？
まとめ
- Excelはあらゆる業務に適用するため扱いやすい。お客様へのプレゼン資料作成などには最適なツールである。
- Excelは扱いやすい反面、作り込みによる属人化や複数人同時の編集が困難など、不特定多数が同時使用するにはデメリットが多い。
- CRM（顧客管理）システムへ移行した場合、入力や確認の手間を大幅に省くことができるほか、情報を社内共有も可能になる。
データ移行や費用面を考えると、顧客情報のExcel管理をシステム化するという判断は鈍くなってしまいます。しかし新型コロナ感染拡大に伴い新たな局面を迎え、いよいよシステム化のニーズは高まってきているのが現状です。顧客管理（CRM）システムや営業支援（SFA）システムなど、Excelに代わる高機能なシステムは有料・無料問わず数多く紹介されています。顧客データ量や業務内容を吟味した上でシステム化する事も、働き方改革・企業改革を見据えた第一歩といえるのではないでしょうか。
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