Excel（エクセル）は、Windowsのパソコンであればすでに搭載されています。
表計算はもちろんグラフや帳票なども簡単に作成でき、名簿や見積書、帳票など、あらゆる業務に適用します。
操作方法が分からなくても、webサイトでノウハウや無料のテンプレートも多数公開されているので、上司やお客様への説明用の資料作成時には最適なツールといえます。

顧客情報を入力できるフォームを作成し、ボタンを押せば別シートへ蓄積されます。
ボタン一つで期間中の売り上げ変動のグラフを作成できるといった使用も可能なので、システム感覚でどんどん作り込まれます。すると顧客登録やグラフ作成は誰でもできるが機能の詳細は作成者でないと分からない場合が発生するかもしれません。
さらに制作者が異動や退職してしまっては、少し不都合があっても使い続けるしかない状況に陥ってしまいます。
いくら業務効率化を進めようと思ってもなかなか顧客管理のシステム化には踏み切れない理由はこんな事情もあるのではないでしょうか。

上図は実際にシステム移行を行った企業の例です。この企業は顧客情報や営業関連、請求関連、日報と４つのExcelでそれぞれ管理しており、それらは連動していませんでした。そのため、請求関連の業務と顧客データも紐づいていないので、請求書作成時に確認するExcelが複数になってしまいます。さらに、業務の進捗状況を日報に改めて作成する必要があるため、全体的にExcel入力に長時間費やしてしまいます。

このような例の場合、CRMシステム(※１)導入により、以下のような効果が期待されます。

システム移行することで、入力や確認の手間を大幅に省く事ができます。
さらに顧客情報を社内で共有することができるため、他業務や上司への連絡・報告作業の時間短縮にもつながります。

また、Excelを提供しているMicrosoft Windowsが、2020年1月14日にWindows7のサポートを終了したこともCRMシステム移行を考えるきっかけになっていると考えられます。もちろん、Windows7サポート終了しても、お使いのExcelバージョンが使えなくなるわけではありませんが、新しいWindows10が月額制のOffice365への移行を推奨しているため、使用しているofficeのバージョンによっては操作環境が異なる場合があるとされています。

※１：CRMとはCustomer Relationship Management(顧客関係管理)の略。