Excel顧客管理のメリットとデメリットとは？システム管理と徹底比較！

• 異なる業務ごとに別々に顧客を管理している
• 顧客データは営業顧客リストとは紐づいていない
• Excelで作成した納品書を販売管理システムに手入力し、分析を行う
• 日報は各自Excelで作成→ファイルまたは書類で提出

上図は実際にシステム移行を行った企業の移行前の管理状況です。この企業は顧客情報や営業関連、請求関連、日報と４つのExcelでそれぞれ管理しており、それらは連動していませんでした。請求関連の業務と顧客データが紐づいていないので、請求書作成時に確認するExcelが複数になってしまいます。さらに、業務の進捗状況を日報にて改めて作成する必要があるため、全体的にExcel入力に長時間費やしてしまいます。

このような例の場合、CRMシステム_(※１)導入により、以下のような効果が期待されます。

• Excelはあらゆる業務に適用するため扱いやすい。お客様へのプレゼン資料作成などには最適なツールである。
• Excelは扱いやすい反面、作り込みによる属人化や複数人同時の編集が困難など、不特定多数が同時使用するにはデメリットが多い。
• CRM（顧客管理）システムへ移行した場合、入力や確認の手間を大幅に省くことができるほか、情報を社内共有も可能になる。

データ移行や費用面を考えると、顧客情報のExcel管理をシステム化するのは大きな弊害があると考えてしまいがちです。

しかし、近年国を挙げてIT化の推進に取り組む局面を迎え、システム化のニーズは最高潮を迎えているのが現状です。
顧客管理（CRM）システムや営業支援（SFA）システムなど、Excelに代わる高機能なシステムは有料・無料問わず数多く紹介されています。顧客データ量や業務内容を吟味した上でシステム化する事も、働き方改革・企業改革を見据えた第一歩といえるのではないでしょうか。