請求業務の効率化にCRMが使える３つの理由

請求業務とは、商品やサービス提供に支払う料金を請求し回収するまでの一連の業務です。
請求業務は企業の利益に大きく関わる業務のため、大変重要で企業には欠かせない業務と言えます。作業工程が多く手間や時間がかかりがちな上、ミスが許されないため、なかなか業務内容を変えづらい面があります
よって請求担当者の負担が大きくなりがちです。
作業自体は複雑ではないため、効率化を図りやすい業務でもあります。
そんな請求業務の具体的な内容や課題、効率化など課題解決のためのポイントを解説します。

請求業務は、取引先が多くなるほどその業務量も多くなり、担当者の負担かかります。
さらに書類を郵送する場合には多額のコストが発生し、企業にとっても大きな負担となってしまいます。

業務に時間がかかる

営業は、自分が担当する顧客情報のみを把握し、各自バラバラのやり方で商談を進めるため、個人差があり、属人的な営業になってしまいがちです。

• 請求金額が決まるまでに時間がかかる
• 請求書発行してから郵送するまでに時間がかかる
• 入金管理に時間がかかる。

このように、請求業務は取引先企業ごとに発生する作業で、取引先が多ければ多いほど時間もかかってしまいます。

人的ミスが起きやすい

請求業務はあらゆる点で人的ミスが起きやすい業務と言えます。
例えば、

• 請求金額入力ミス
• 送付先の間違い
• 二重請求
• 重要な項目の入力漏れ

など、チェックを怠ると大きな損害につながりかねない業務を人の手で行っているのが現状です。

請求書の管理が難しい

請求書などの帳票書類は、一定期間保管が義務付けられています。紙の管理だと、物理的な保管場所や持ち出し・紛失など様々な問題が発生します。
さらに、2022年から施行されている電子帳簿保存法により、電子データでの保管が義務付けられているため、早急の対応が求められています。

課題が解決できないままだとどうなってしまうでしょうか。
請求金額や期日の間違い・送付間違いなど、取引先へ多大な迷惑がかかってしまいます。また、ただでさえ雑多な業務の上、ミスを許されないともなると、担当者の負担がとても大きくなってしまいます。請求業務が課題解決するのは、もはや急務と言っても過言ではありません。では、どうすれば請求業務の課題は解決されるのでしょうか。

ポイントは

• 業務時間の短縮
• 人的ミスを防ぐ
• ペーパーレス

にあり、これらはすべてCRMの導入でクリアすることができます。

CRMシステムの役割は、顧客に関わる情報を管理することですが、これは以下であげるように請求業務にとっても大きなメリットになります。

• 顧客情報をひとつに集約できる
• ワークフロー機能で自動通知。業務抜け漏れを防ぐ
• 請求書作成が簡単で電子データとして管理できる

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CRMシステムの中でもF-RevoCRMの場合、統合型顧客管理システムなので販売管理をはじめ営業支援（SFA）、マーケティング、サポート情報など、顧客を中心に一気通貫の管理が可能になります。
そのため、顧客情報や営業支援（SFA）の情報参照して、商談時作成した見積や受注の金額や請求書の送付先が請求書に自動的に転記されるので、人的ミスを大幅に削減できます。

顧客情報を集約

請求書発行がスピーディーに

取引先の顧客情報、営業部の案件情報、請求情報を集約・情報共有できるため、請求担当は営業が決定した最新の請求金額を把握することができます。
また、請求書を送信するための宛先やメールアドレスなどが最新情報で請求書作成時に自動的に表示されるため、営業に確認したり、転記作業が不要です。

請求日を自動で通知

業務の抜け漏れを防止

取引先ごとに請求時期が違う場合、ワークフローを活用して各取引先の請求日に自動的にアラートを発動するなど、通知やステータス変更を自動的に行うことができます。
この機能を使えば業務の抜け漏れを防ぐことができ、正確な進捗状況を把握することができます。

顧客情報の社内共有

請求書フォーマットも簡単編集

すでに登録されている情報を集約するだけなので、請求書は簡単に作成できます。保存したデータは印刷はもちろん、PDFで電子データとして出力できます。
また、請求書に記載する項目も選択でき、フォーマット編集も可能です。

このようにCRMを活用することで、請求業務の課題解決・業務効率化が実現できます。しかし、勤怠管理のように単に導入すれば解決するシステムではないので、請求業務だけでなく、営業をはじめマーケ部やサポート部など、会社全体でF-RevoCRMを活用することが最も重要になります。