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インポート機能の操作方法


インポートの概要

インポートとは、各モジュールにおいてCSVデータを一括して取り込むことが出来る機能です。

F-RevoCRMではこの機能が複数、標準で用意されています
※管理者権限を持つユーザーのみ設定が可能です

この機能を使用することで、

「Excelで管理していたバラバラデータ」「F-RevoCRMで一括管理」

といったことができます。

 

インポートの機能

F-RevoCRMのワークフロー機能は、各モジュールのリスト画面の右上インポートボタンから
インポート設定画面を表示し、そこから設定を行うことができます。

またインポート画面を開くと、3つの項目を入力する必要があります。

1.CSVファイルのアップロード: F-RevoCRMに取り込みたいCSVファイルを指定します。
2.重複レコードの処理:     F-RevoCRM側に同一データがあった場合、更新を行ってくれます。
3.項目マッピング:       CSVファイルで取り込んだ項目をF-RevoCRMの項目と一致させます。

このように、マッピングなど各条件を詳細に設定することで
データをより見やすい形でインポートすることが可能になります。

 

インポートの実行方法

インポートデータの準備

インポートするCSVファイルの事前準備の際に、
まずはF-RevoCRMからインポートしたいモジュールから一旦1件エクスポートすることで、
下記画像のように入力項目を出力できます。

これに沿ってインポートしたい項目を入力することにより、後述にあるマッピングが楽になり、
F-RevoCRMにスムーズにインポートすることが可能になります。

 

実際にデータをインポート

今回は実際によくインポート機能で使われる「顧客担当者」のインポートをします。
今回の場合、インポートの簡単な流れは以下になります。

1.CSVファイルのアップロード: F-RevoCRMに取り込みたいCSVファイルを指定します。
2.重複レコードの処理:     既にあるレコードに対して、重複しているものを処理します。
3.項目マッピング:       CSVファイルで取り込んだ項目をF-RevoCRMの項目と一致させます。

 

CSVファイルのアップロード

下記画像の「CSVファイルを選択」から青いボタンを押し、インポートしたいCSVファイルを選択することで、
CSVファイルのアップロードができます。

その他区切り文字や文字コードの設定もこちらで行えます。

重複レコードの処理

次に重複レコードの処理を行います。
既にあるレコードに対してインポートするデータが重複する場合、スキップ・上書き・マージの処理を行えます。
※マッチング項目で指定した項目が、登録済のデータとインポートデータの項目で一致した場合にスキップor上書きor重複マージが可能です。

次に上書きとマージについて説明したいと思います。

①重複レコードの処理(上書きについて)
上書きの場合は、F-RevoCRMのデータよりインポートするCSVファイルのデータを優先するため、
CSVファイルのデータで入力されてない項目はF-RevoCRMのデータではすべて空白として処理されるので
注意する必要があります。

②重複レコードの処理(重複マージについて)
マージの場合は、F-RevoCRMのデータインポートするCSVファイルのデータを共存してインポートするため、
インポートするCSVファイルに空白項目があっても、F-RevoCRMに既に登録されている項目であれば
左記のように既にある項目に関しては引き継がれ登録されます。

 

項目マッピング

最後に項目マッピングを行います。
インポートしたい列のタイトルに対し、インポート先の項目を選択します。
CSVファイルの項目名をF-RevoCRM側と同じにしておくと自動的にマッピングされます。
※必須マーク「*」がついている項目は必ずマッピングする必要があります。

 

データインポート後

インポートに成功した場合、以下のように表示されます。
また、詳細を押すことでインポートしたデータを確認することも可能です。