F-RevoCRMのワークフロー機能とは？自動化で業務を効率化する方法と事例

F-RevoCRMのワークフロー機能は、日常業務の中で繰り返し発生する作業を自動化するための仕組みです。
たとえば、案件が登録されたときに上司へ承認依頼メールを送ったり、タスクの期日が近づいたときに担当者へ通知を送ったりといった処理を、あらかじめ設定しておくことができます。

こうした自動化を活用することで、担当者が都度メールを送る、進捗を確認するといった単純作業を減らし、ミスや対応漏れを防ぐことが可能になります。
F-RevoCRMはオープンソースをベースにしているため、標準ワークフロー機能をベースに、自社の運用ルールや承認フローに合わせて柔軟に拡張できる点も特長です。

関連記事

F-RevoCRM（エフレボCRM）とは

F-RevoCRMなら、低コストで柔軟にカスタマイズ可能！マーケティングからサポートまで一元管理でき、業務効率もアップ。本記事では、導入時のポイントや特長をわかりやすく解説します。

F-RevoCRM（エフレボCRM）とは

F-RevoCRMなら、低コストで柔軟にカスタマイズ可能！マーケティングからサポートまで一元管理でき、業務効率もアップ。本記事では、導入時のポイントや特長をわかりやすく解説します。

記事を読む

ワークフローで自動化できる処理は、主に「通知」「登録」「更新」「承認」の4つに大別されます。
代表的な例としては以下のようなものがあります。

• 案件・リード管理：営業ステージが変更された際に、上司へ自動で通知を送信
• タスク管理：期日の１日前に担当者へリマインドメールを送信
• 顧客・取引先管理：新しい企業を登録した際に、関連モジュール（担当者・案件など）へ自動反映
• サポート・チケット対応：新規チケット登録時に、顧客へ受付完了メールを自動送信

システムが自動で実行することで、現場の作業負担を軽減し、対応スピードと情報精度を向上させることができます。

ワークフローの設定は、F-RevoCRM内の「設定」メニューから行えます。ただし、全ユーザーが設定できるわけではなく、管理者権限を持つユーザーのみが登録・編集を行えます。これは、システム全体の自動化ルールが組織全体に影響するためです。

また、メール送信を伴うアクションを設定する場合は、事前に「送信メールサーバー」の構成が必要です(設定メニュー → システム設定 → システム構成 → 送信メールサーバー)。
このような前提条件を整えておくことで、ワークフローが正しく動作し、通知・反映処理が自動的に行われるようになります。

まず、管理者権限でF-RevoCRMにログインします。
メインメニューから

「設定」→「システム設定」 → 「自動化」 → 「ワークフロー」の順に進むと、ワークフロー一覧画面が表示されます。
画面には標準で用意されている複数のワークフローが並んでおり、右上の「＋新しいワークフロー」をクリックすると、オリジナルのワークフローを作成できます。

次にワークフローの基本情報と実行タイミングを設定します。
これは「どのモジュールで、どのタイミングでワークフローを起動するか」を指定する項目です。

設定項目の例は以下のとおりです。

• 対象モジュール： 自動化を行いたい対象を選択（例：案件、タスク、リードなど）
• 条件： 実行タイミングを指定（例：レコード作成時、更新時、削除時など）
• 繰り返し： 条件が一致するたびに実行するかどうかを設定

たとえば、案件の営業ステージが更新されるたびに通知したい場合は、「対象モジュール:案件」「条件:更新時」「繰り返し:常に実行」を選択します。

次に、ワークフローを実行するための条件（トリガー）を設定します。
条件は「どの項目が、どのように変更されたら実行するか」を定義します。

例として、案件の営業ステージが更新された際に通知を送る場合は、
以下のように設定します。

• 項目：営業ステージ
• 条件：変更された

複数条件を組み合わせることで、より限定的なルールを作ることもできます。
たとえば「営業ステージが変更され、かつステータスが『進行中』の場合のみ実行」といった設定も可能です。

最後に、条件を満たしたときに実行されるアクション（処理内容）を設定します。
「アクションの追加」をクリックすると、以下のような選択肢が表示されます。

• メール送信
• TODOの作成
• 活動の作成
• 項目値の更新
• レコードの作成 　など

ここでは「メール送信」を例に設定してみましょう。
宛先・件名・本文を指定し、通知先を上司や関連部門に設定します。
下図のように、To欄には「担当者の上司」など動的項目を指定することも可能です。

実際の設定例を見てみましょう。「案件の営業ステージが更新されたときに、上司へ自動でメール通知する」ワークフローを作成します。

• 対象モジュール： 案件
• 条件： 更新時（作成時を含む）
• 繰り返し： 条件が一致するたびに実行
• トリガー条件： 営業ステージ → 変更された
• アクション： メール送信（宛先：上司、件名：「案件ステージ更新通知」など）

これで、営業ステージを変更するたびに、上司へ自動的にメールが送信されるようになります。設定内容を保存すると、ワークフローが一覧に追加され、すぐに利用できます。

営業活動では、案件登録やステージ変更などのタイミングで、上司や関連部門への報告・共有が頻繁に発生します。ワークフローを設定しておくことで、作業を自動化し、対応の抜け漏れを防ぐことができます。

営業現場の報告作業が仕組み化されると、「誰が・いつ・どの案件を処理したのか」をリアルタイムに把握できるようになります！

顧客からの問い合わせ対応やチケット管理においても、ワークフローの自動化は有効です。登録から対応完了までの流れを自動化することで、対応スピードと顧客満足度を高められます。

問い合わせの抜け漏れを防ぎ、顧客対応の品質を一定に保てます。
また、サポート部門と営業部門が同じ情報をリアルタイムに共有できるため、アフターフォローの迅速化にもつながります！

顧客やリード(見込み顧客)に関するデータを自動で更新・反映する設定も可能です。属人化しやすい情報登録を自動化することで、常に最新の顧客情報を維持できます。

自動化により、入力ミスや情報の重複を防ぎ、顧客情報の鮮度と整合性を保つことができます。
また、スコアリング機能と組み合わせることで、見込み度の高い顧客を優先的にフォローする仕組みづくりにも役立ちます！

ワークフローによって、メール送信やステータス更新などの繰り返し作業を自動化できるため、担当者が手動で行う処理が大幅に減ります。日常業務における「入力・連絡・確認」といった単純作業にかかる時間を削減でき、より付加価値の高い業務に集中できます。

また、自動化によってルール通りの処理が確実に実行されるため、通知漏れ・登録ミスなどのヒューマンエラーも防止できます。結果として、情報の正確性が保たれ、顧客対応や社内承認のスピードも安定します。

ワークフローは「誰がやっても同じ処理が行われる」仕組みを作ることができます。特定の担当者に依存した運用から脱却し、業務の属人化を防ぐことが可能になります。

たとえば、営業活動での承認フローや、サポート対応での通知処理を自動化しておけば、担当者が変わっても同じ品質で業務を遂行できます。マニュアル整備や業務標準化を実践するうえで欠かせないステップでもあります。
また、ワークフローの設定内容を可視化しておくことで、業務プロセス全体の見直しや改善ポイントの発見にもつながります。

部門間での情報共有や承認依頼のやり取りは、手動運用だとどうしても遅れやすくなります。ワークフローを活用すれば、案件の進捗・顧客対応・請求処理などの情報が自動的に関係者へ通知されるため、リアルタイムでの連携が可能になります。

たとえば、営業が案件ステージを更新した瞬間に、上司やバックオフィスに自動通知が届くようにしておけば、承認・処理が滞りなく進みます。結果として、組織全体での意思決定や対応スピードが向上し、顧客対応の迅速化や機会損失の防止にもつながります。