2018年5月16日

請求書を電子化したことでコスト削減に成功したケース


導入の背景(課題)
  • 請求書の送付時のコスト
  • 請求書を作成するExcelによく不具合が発生する
  • 請求書のミスがあった場合のリカバリが大変
導入の効果(メリット)
  • 業務効率の大幅な改善、切手代の大幅な縮小
  • システム不具合によるオペレーションミスがゼロ
  • Web公開のため直ぐに修正版に差し替えが可能

導入前

 K社は物件の運用・管理、賃貸の仲介業を行っており、請求書を各テナント宛てにいつも郵送していましたが、次第に請求書の封入コストや切手代がかさみ、収益を圧迫している状態になってきたため、コスト削減を検討していました。
 また、請求書を作成するExcelに不具合が発生し、請求書の作成が一からになってしまったり、 郵送した後に請求書の誤入力があることに気づき、請求書の再送やその後のフォローが必要になったりと、業務効率があまり良くない状況にありました。

対応

 まずF-RevoCRMを構築した後、今までPCで管理していたExcelファイルデータ等をF-RevoCRMにデータインポートをして、書類・データ管理をF-RevoCRMで行えるようにしました。書類の作成もレポート機能を利用し、ワンクリックで請求書を印刷、データ化できるようになりました。
 また、K社と取引先をWEB上でつなぐカスタマーポータルサイトをカスタマイズ開発サービスを利用して作成しました。ポータルサイトに取引先をユーザとして登録し、ユーザ名とパスワードを伝えて、郵送するのではなく、相手に直接ダウンロードしてもらう仕組みをつくりました。

1.既存のExcelデータをF-RevoCRMにデータインポート

 

 

2.PC上で管理していたExcelファイルをF-RevoCRMのドキュメントで一元管理

 

 

3.F-RevoCRMのレポート機能にテンプレートを作成、ワンクリックで、請求書を印刷・データ化できるように

 

 

4.K社と取引先をつなぐカスタマーポータルサイトを作成

 

 

導入後

 F-RevoCRMの導入によりまず、請求書の作成、発行の手間がなくなりました。 カスタマーポータルにF-RevoCRMで作成した請求書を公開し、相手にそれをダウンロードしてもらう形をとったため、封入コストや切手代などのコストがかからなくなり、システム運用・保守費用を含めても、大幅なコスト削減に成功しました
 また、請求書を作成する際もExcelでなく、F-RevoCRMで必要な情報を数か所入力するだけで済むため、不具合に悩まされることもなくなりました。万が一請求書の入力ミスがあっても、カスタマーポータルに公開したものを修正版と差し替えるだけで良くなったので、業務効率も格段にアップしました。

活用したサービス

  • 導入支援
  • データインポート
  • セットアップ
  • バックアップ・SSL設定
  • 初期設定
  • 機能マニュアル作成

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