営業は管理すべき情報量が多くて複雑…

営業の仕事といえば「顧客との商談」ですが、業務としては、商談を行うための準備が大部分を占めます。
例えば、顧客情報の管理をはじめ案件や見積の準備、既存顧客をリピーターにするべく販売やサポートの状況把握など。
また、webフォームからの資料請求や問合せ、webでの商談など営業機会が多くなることで、顧客情報の管理自体も複雑になっています。
これら営業業務に関わる情報をどう管理していけばいいのでしょうか?
今回は営業業務の内容から具体的な課題を提示し、解決するのになぜCRM/SFAが有効なのかを解明します。

営業業務とその課題

営業には一般的に以下のような業務があります。

  • 売上目標を設定し達成に向けた施策を実践する。
  • 見込み客を発見しアポイントを取り商談をする。
    顧客になったら、購入履歴や問合せなどを把握して次の購入機会をうかがう。
  • 見積を作成し、上長に稟議を提出する。
    成約したら契約書、注文書などを作成し顧客へ送付。
  • 活動日報を作成してマネージャーに提出する。

また、営業を管轄するマネージャーにはこのような業務があります。

  • 営業の進捗を把握。進捗が滞っているなどの際に的確な指示をだす。
  • 稟議の承認。
  • 商談の際のアドバイス等。
  • 市場調査や競合他社分析し戦略を練る。

営業業務は以前と比べ業務自体も管理方法も複雑になっており、次のように解決が困難な課題も存在します。

課題① 属人化により担当する社員の負担が大きくなる

営業は、自分が担当する顧客情報のみを把握し、各自バラバラのやり方で商談を進めるため、個人差があり、属人的な営業になってしまいがちです。

例えば商談の際の顧客とのコミュニケーション能力やビジネスチャンスの構築法など、新人とベテラン間のスキルの差が出てしまいます。
その差を埋めようにも、通常業務を行う合間でなかなかスキルの共有する時間が取れないかもしれません。

課題② 顧客管理がバラバラでフォローに抜け漏れが発生

営業が担当する顧客を別々に管理してしまうと、担当営業しか知り得ない情報が共有できず、既存顧客へのフォローや請求業務など、多方面で非効率が発生してしまいます。

過去に購入したことのある顧客が再度購入を希望しても、担当営業が違うと二重管理になってしまう可能性もあります。
マネージャーも営業に委ねたままでは顧客情報が把握できず、的確なアドバイスはできません。
さらに見込客の時点で入手した情報や問合せ情報など、新しいビジネスチャンスのきっかけになる情報を知る術がないので、新規顧客の開拓が困難です。

課題③ 他部署間との連携がなされていない

営業が目標の売上を達成するためには、あらゆる方向にアンテナを張って、営業機会を増やす必要があります。

例えばマーケティング部門からのリード情報やニーズ情報をキャッチして新規開拓をしたり、サポート部門からの問合せや要望を組み込んで新たな製品を開発するなどです。
担当顧客だけを把握していても、なかなか営業機会を得られることはできません。

また、販売部からは担当営業にいちいち最新の顧客情報の確認が入り業務がままならない、製造・開発部に製造工程を確認しないと納期が分からないなど、他部門間で連携されないと非効率な状況は多数発生します。

営業管理の課題を解決する顧客管理システム
(CRM/SFA)

では、営業業務の課題を解決するにはどうすればいいのでしょうか。
最も重要なことは営業プロセスの型を作り営業業務を統一させること。そしてデジタルツールを用いて顧客情報を集約し、社内全体的に顧客情報を見える化することです。

属人化の解消

デジタルツール(CRM/SFA)を使って各担当営業者が顧客情報を登録することで、自分だけしか知らない情報がなくなり、担当者以外でも対応が可能になる。
また、商談のノウハウや進捗を登録しておけば、後にマニュアルとして活用することもできる。

顧客の情報を集約

営業プロセスを統一し、デジタルツールを用いることで、顧客情報を集約することができる。
顧客情報を統一することで営業部全員が同じ顧客情報を登録・編集するため、二重登録がなくなる。

顧客情報の社内共有

デジタル化した顧客情報を社内全体で共有することで、販売部での請求業務の際に営業部に確認することなく最新の顧客情報を得ることができる。
また、マーケティング部の分析結果やニーズを把握し、営業戦略に活用することができる

F-RevoCRMで実現できること

各部門の情報共有

CRM/SFAとしてF-RevoCRMができることには、次のようなことがあります。

  • 顧客情報の一元管理
  • 見込み客が成約すると顧客情報として扱える
  • 顧客や案件に紐づけた営業活動やタスクの登録ができ、営業支援としても活用できる
  • 他部署間の顧客情報の共有による業務プロセス自動化
  • 購買履歴やニーズからリピーターを生み出す

このようにCRMツールを導入するメリットが多数ありますが、ツールを導入するだけで全社に浸透しなければ本末転倒になってしまいます。ツールを導入する前に導入意向を社内全体で理解し、管理体制を統一させることが必要です。

F-RevoCRMの営業支援機能

F-RevoCRMでは、大きく分けて4つの業務でご活用いただける仕組みをご用意しています。部門間で縦割りになっている各種管理情報をF-RevoCRM上で1つにまとめ、顧客情報との紐づけが可能です。

顧客・顧客担当者のデータベースをまとめる

顧客管理 ー 全ての情報が紐づくから知りたい情報へ瞬時にアクセス! 

F-RevoCRMの顧客情報管理機能では顧客情報を一元管理し、基本情報をはじめ、営業活動の管理、案件(商談)情報、見積・請求情報、問合せ情報など顧客に関連する情報を同じ画面で確認することができます。

ある顧客の案件に対するスケジュールや活動履歴営業活動を一目で把握可能で、営業効率の向上に貢献することができます。

顧客ごとに案件管理を登録して、商談と活動を紐づける

案件管理 ー 商談の進捗管理が簡単!

案件情報では商談の進捗や活動を管理できます。
商談毎に顧客の担当者や商談中の商品・サービス・提案書等の資料を紐付けて管理できます。営業ステージごとの色分けもできるため、案件の進行状況やステータスの把握が容易になり、視覚的な管理も可能です。

タスクの優先順位やリソースの配分を効果的に管理することができます。

F-RevoCRMで予定表管理して営業活動を見える化

活動状況(予定・実績)管理 ー どの顧客に対して、何の活動を予定・実行したかを簡単に登録・確認!

日々の顧客・案件に関連する活動の予定やToDoを登録したり、活動後の報告を簡単に行うことができます。
予定表では案件や顧客に紐付けて登録ができるので、マネージャーは部下の活動の予定や実績を簡単に把握でき指示することができます。

活動以外にも案件の受注予定日・プロジェクトのタスクのスケジュール・請求日なども表示され、抜け漏れを防ぎます。

業務終了時にワンクリックで日報作成

営業活動を都度登録しておけば、瞬時に日報を作成することができます。

件名、提出日、提出先を指定し必要な連絡はコメントに入力して保存ボタンをクリックすれば、提出日の活動状況や進捗などをまとめて日報として提出することができます。
また、週報を選択すれば週次報告の作成も可能です。

顧客へ提出する見積作成を効率よく行う

見積作成・管理 ー 見積書を簡単に作成!

見積の作成や追跡、更新が効率的に行えます。
見積の作成ステータスや有効期限、金額などの情報を一元的に管理し、必要な時に簡単にアクセスできます。
見積書は商品やサービスを選択するだけで簡単に作成できます。

過去に顧客に提示した見積りを整理して管理できます。
また、過去に提示した見積りが蓄積されるため不要なトラブルを避けることができます。

営業の管理で役立つF-RevoCRMの機能

顧客企業

顧客に関わる全ての情報を効率的に管理

  • 顧客担当者の管理
  • 営業活動の管理
  • 見積・契約情報の追跡 等

案件管理

顧客の商談の進捗や活動を管理

  • ステータス管理
  • ワークフロー機能
  • ドキュメント(提案書等)管理機能
  • 案件リスト作成機能 等

カレンダー機能

営業部門間で活動情報を共有

  • スケジュール管理機能(カレンダー)
  • ToDo/活動登録・編集
  • 日報/週報作成 等

問合せ機能

顧客企業ごとに問合せを管理

  • 問合せ対応ステータス機能
  • 簡易エスカレーション機能
  • FAQ変換機能
  • カスタマーポータル機能 等

顧客企業

顧客に関わる全ての情報を効率的に管理

  • 顧客担当者の管理
  • 営業活動の管理
  • 見積・契約情報の追跡 等

案件管理

顧客の商談の進捗や活動を管理

  • ステータス管理
  • ワークフロー機能
  • ドキュメント(提案書等)管理機能
  • 案件リスト作成機能 等

カレンダー機能

営業部門間で活動情報を共有

  • スケジュール管理機能(カレンダー)
  • ToDo/活動登録・編集
  • 日報/週報作成 等

問合せ機能

顧客企業ごとに問合せを管理

  • 問合せ対応ステータス機能
  • 簡易エスカレーション機能
  • FAQ変換機能
  • カスタマーポータル機能 等

F-RevoCRMを活用した営業支援の事例

株式会社星野リゾート様

導入ポイント

  • 営業の基盤作りを行った後に、F-RevoCRM上で​ 顧客情報を集約・営業活動を管理。
  • 営業マンの習熟度と案件のタイプに合わせた​営業フローのルールを設定することで、​不必要な訪問数が半減し効率化を実現。
  • 提案タイミングをF-RevoCRM上でリマインド​ することで、営業機会の抜け漏れがなくなった。

F-RevoCRMが選ばれる理由

機能が充実!どんな業種でも使える柔軟設計

顧客情報を中心とした豊富な標準モジュールで顧客接点を統合的にマネジメント
モジュールや項目をUIから編集すれば
様々な業種・業態・課題に適応可能

圧倒的なコストパフォーマンス

一人当たりのライセンス料ではなく
規模に応じた階段型の料金体系
利用人数が多くても比較的安価で利用可能

よくある質問

Q
営業支援とは?

Q
CRMとSFAはどう違うの?