![F-RevoCRM[エフレボCRM]－オープンソースの顧客管理システム](https://f-revocrm.jp/frevowp/wp-content/uploads/2023/09/new_F-revo_logo_500x100.png){kind=logo}
BtoB企業では、問い合わせ管理やアフターサービスの効率化が大きな課題になっています。
担当者ごとに情報が分散して対応にばらつきが出る。過去のやり取りを探しにくく、同じ質問に何度も答えてしまう。進捗や履歴が共有されず、対応漏れが起きることもあります。こうした状況は、顧客満足度の低下や業務負荷の増大につながります。
これらの課題は、CRM（顧客関係管理システム）を活用した問い合わせ管理の仕組み化で改善できます。
本記事では、F-RevoCRMを例に「顧客管理」「チケット管理」「活動管理」「日報」といった機能をどのように組み合わせれば、問い合わせ対応を効率化し、アフターサービスの品質を高められるのかを具体的に解説します。
CRMとは？顧客関係管理の基本・メリット・支援サービスまで徹底解説
BtoBの問合せ管理に必要なCRMのモジュール構成
問い合わせ対応を効率的に進めるには、顧客情報ややり取りの履歴を分散して管理するのではなく、CRM上で一元化して活用することが効果的です。
F-RevoCRMでは、BtoBのアフターサービスに役立つ以下のモジュールを組み合わせることで、日々の問い合わせ業務を整理しやすくなります。
- 顧客管理：企業ごとに問い合わせ履歴を集約し、過去のやり取りを参照可能
- 名刺管理：顧客担当者との接点を蓄積し、誰とどのようなやり取りがあったかを把握
- チケット管理：問い合わせを「チケット」として登録し、進捗や対応状況を可視化
- 活動管理：営業やサポートの活動を共有し、属人化を防止
- 日報：活動履歴をもとに自動で日報を作成し、報告作業の負担を軽減
これらの機能を活用することで、問い合わせの抜け漏れを防ぎ、対応のスピードと品質を安定させることが可能になります。
F-RevoCRM（エフレボCRM）とは
顧客管理
問い合わせ対応では、過去のやり取りが担当者ごとに分散し、情報が共有されないことがよくあります。
情報が共有されないと、担当者が変わるたびに同じ説明を繰り返す必要が生じ、対応のばらつきも発生しやすいです。
この課題に対して有効なのが、顧客単位で問い合わせ履歴を一元化する仕組みです。
F-RevoCRMでは「顧客企業モジュール」を使って、その管理を行うことができます。
対応履歴を確認できることで情報の抜け漏れを防ぎ、担当者が変わっても一定の品質を維持しやすくなり、顧客満足度の安定につながります！
名刺管理
BtoB取引では、企業ごとに複数の担当者が存在するのが一般的です。
しかし「誰がどの担当者とやり取りしたのか分からない」という状況は珍しくありません。
このような場合、重要なキーマン情報が埋もれ、担当者変更時に引き継ぎが不十分になるリスクが発生します。
この課題に有効なのが、担当者ごとの接点を可視化する仕組みです。
F-RevoCRMの「顧客担当者モジュール」では、名刺情報を顧客企業に紐づけて管理でき、過去にどの社員がどの担当者と接点を持ったのかを一覧で確認できるため、スムーズに顧客接点を把握できます。
営業・サポート・アフターサービスの担当者が共通の情報を活用でき、社内全体で関係性を共有しながら一貫した対応を行うことが可能です！
チケット管理
問い合わせ対応では、「誰が対応しているのか分からず重複対応が発生する」「対応漏れによって顧客の不満につながる」といった問題が起きやすくなります。
特に複数の担当者が関わるBtoBのアフターサービスでは、進捗を管理する仕組みがないと業務効率が大きく低下します。
この課題に有効なのが、問い合わせをチケットとして管理する仕組みです。
F-RevoCRMの「チケットモジュール」を利用すれば、1件ごとの問い合わせをチケットとして登録し、進捗や対応状況を社内で共有できます。
どの案件が未対応なのか、誰がどのステータスまで進めているのかをリアルタイムで確認できるため、対応の抜け漏れや重複対応を未然に防止できます。
顧客からの問い合わせにスピーディかつ一貫した対応が可能になり、アフターサービスの品質向上につながります！
活動管理
問い合わせ対応やアフターサービスでは、複数の担当者が並行して動くケースが少なくありません。
しかし誰がどの顧客にどんな対応をしたのかが共有されないと、二重対応が発生し、属人化によって情報がブラックボックス化するリスクがあります。
この課題に有効なのが、活動履歴を共有する仕組みです。
F-RevoCRMの「カレンダーモジュール」を活用すれば、担当者が登録した活動を顧客や案件に紐づけて記録できます。
その結果、「いつ・誰が・どんな対応をしたのか」をチーム全体で把握でき、進行中の業務を一目で可視化できます。
社内の連携がスムーズになると問い合わせ対応を属人化に頼らず効率的に進められるようになります！
日報
日々の問い合わせ対応を報告する日報は重要ですが、手作業で一から作成すると時間がかかり、担当者によって内容にばらつきが生じます。
特にBtoBのアフターサービスでは活動量が多くなるほど報告負担が重くなり、入力漏れや記録の不正確さにつながることがあります。
この課題に有効なのが、活動情報をもとに日報を自動生成する仕組みです。
F-RevoCRMの「日報モジュール」を利用すれば、カレンダーに登録された活動情報をもとに日報を自動集計できます。
必要に応じて1日単位だけでなく週単位でまとめて提出できるため、報告作成の手間を大幅に削減しつつ、情報の精度を高められます。
活動情報をもとに日報を自動生成する仕組みにすることで、担当者は本来の問い合わせ対応に時間を割けるようになり、管理者はチーム全体の活動状況を正確に把握できます！
コールセンター業務での活用
アフターサービスの問い合わせは、電話による一次対応から始まるケースが多くあります。
このとき顧客情報を探すのに時間がかかったり、過去のやり取りが分からなかったりすると、対応の遅れや顧客満足度の低下につながります。 この課題に有効なのが、CRMとCTIシステムを連携させる仕組みです。
- 入電時の自動ポップアップ：電話が鳴った瞬間にF-RevoCRM上で顧客情報や過去の履歴を自動表示し、初回対応から状況を把握できる。
- ワンクリック発信：CRMに登録されている電話番号をクリックするだけで発信でき、折り返し対応やアウトバウンドコールのスピードを向上させる。
コールセンターの担当者は顧客情報を探す手間なく対応に集中でき、問い合わせ対応全体のスピードと精度を改善できます！
まとめ
F-RevoCRMは、顧客管理・名刺管理・チケット管理・活動・日報といった問い合わせ対応に関わるモジュールをつなげることで、これまで担当者ごとに分散しがちだった情報を一連の流れとして管理できるように設計されています。
モジュールを組み合わせて情報を一元化することで、担当者は問い合わせ対応やフォローを効率的に進められ、管理者は顧客とのやり取り全体を俯瞰して判断できるようになります。
活用イメージを自社のアフターサービスに重ねてみて、まだ具体的に想像しづらい場合は、無料トライアルやデモを通じて実際の操作感を体験していただけます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
お気軽にお問合せください
