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CRMで顧客情報や案件を管理していても、見積書や契約書の承認は別のシステムやExcel、紙で行っているケースがあります。CRMと承認プロセスが分断されていると、「申請のたびに二重入力が発生する」「承認状況を確認するのに時間がかかる」「部署ごとに管理方法が異なり煩雑」といった課題を抱えがちです。
F-RevoCRMの「簡易承認ワークフロー」機能を使えば、CRM上で顧客・案件情報を管理しながら、そのまま承認申請まで簡潔できます。本記事では、承認業務の課題とF-RevoCRMで解決できる内容について解説します。
承認業務が非効率になりやすい理由
CRMと承認プロセスが分断されていると、具体的にどのような課題が発生するのでしょうか。主な課題を4つ見ていきます。
Excel・紙・メールでの承認管理が煩雑化する
見積書や契約書など、承認をメールや紙で回覧していると「確認・押印・返信」といった手順が多く、対応漏れや遅延の原因になります。
部門ごとにルールやフローがバラバラになりやすい
営業、法務、経理など各部署で異なる承認ルートを運用していると、どこまで承認が進んでいるかが把握しづらくなります。
承認状況が見えず、確認・催促の手間が増える
申請がどの段階にあるのかを確認するたびにメールやチャットで問い合わせが必要になり、担当者の負担が増加します。
CRMと承認プロセスが分断しており、情報が属人化する
顧客情報はCRMで管理していても、承認履歴や関連書類が別管理になっているケースも多く、担当者以外を把握しづらくなります。
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F-RevoCRMの「簡易承認ワークフロー」機能で解決できること
F-RevoCRMは部門間で縦割りになっている各管理情報をF-RevoCRM上で1つにまとめ、顧客情報に紐づけて一元管理が可能です。
見積データ作成から承認までのフローを完結できる
見積書の作成から承認までの流れをF-RevoCRM上で処理できます。また「誰が・いつ・どの段階」で承認したのかをリアルタイムで確認できるため、メールでの差し戻しや進捗確認といったやり取りを減らせます。
顧客情報と関連付けて管理でき、過去情報を確認できる
顧客情報や案件情報と承認履歴を紐づけて管理できるため、過去の申請内容や承認結果をスムーズに確認できます。また、別システムやExcelを開かずに過去の履歴を参照できる点は、属人化防止や監査対応にも役立ちます。
複数の承認ルール設定やアラート通知に対応
業務内容や承認対象に応じて複数の承認ルールを設定できます。
承認が遅延した場合は、アラート通知を自動で送信できるため、申請や承認がどの段階で止まっているのかをすぐに確認できます。
F-RevoCRM（エフレボCRM）とは
F-RevoCRMの「簡易承認ワークフロー」機能とは？
F-RevoCRMの簡易承認ワークフロー機能では一般的なワークフローシステムに備わっている多段階承認機能や申請の差戻機能が備わっているだけでなく、申請・承認が必要となるF-RevoCRM上の各種情報（見積・契約書など）を１クリックで紐づけて申請することができます。
申請フィールド設定
申請フォームに表示する項目を自由に選べる機能です。
たとえば、見積申請なら「金額」「契約期間」、契約書承認なら「契約先」「契約内容」など、申請の種類ごとに最適な入力フォームを作成できます。
承認フロー設定
承認者やルートを自由に設計できます。
部署や役職に応じた多段階承認にも対応し、組織の承認ルールをそのままシステム上に再現できます。
差戻し・再割り当て機能
内容修正や担当者変更が必要な場合も、差戻しや再割り当てでスムーズに対応できます。
コメント欄でやり取りを可視化
承認中の確認や修正依頼コメントとして残せるため、やり取りの経緯を明確に共有できます。
申請取り下げ
誤って申請した場合、申請者は取り下げがきでます。
承認履歴を顧客・案件情報と紐づけて管理
承認済みデータは自動的に関連する顧客や案件情報に紐づけられ、過去の承認履歴をすぐに確認できます。
【活用事例】見積書・契約書に関する承認フローの具体例
事例1：見積書の承認状況をリアルタイムで確認
例えば、別ツールで承認申請を行っていると、承認状況を確認するために複数のシステムを行き来する必要があります。
F-RevoCRMでは、承認状況を確認したい場合、顧客情報の画面から「関連タブ」を開くだけでその顧客に関連する承認申請をすべて確認できます。
承認状況はリアルタイムで更新されるため、今どの段階かをすぐに把握でき、過去の承認履歴も同じ画面から参照できます。
事例2：契約書ごとに異なる承認ルートを柔軟に設定
契約書の承認では、契約内容によって関与すべき部門が変わります。例えば、金額の大きい契約や法的リスクの高い契約では法務部門の確認が必要ですが、定期的な契約では営業部門と役員の承認のみで完結する場合もあります。
F-RevoCRMでは、契約書の種類ごとに承認ルートをあらかじめ設定できます。業務委託契約は「営業→法務→役員」、秘密保持契約は「営業→役員」といった形で登録しておけば、申請時に自動で適切なルートが適用されるため、手動での振り分け作業が不要になります。
また、差戻しが発生した場合は、コメント機能で修正点を指示できます。やり取りの履歴はすべてCRM上に蓄積されるため、再申請時の確認もスムーズです。
まとめ
F-RevoCRMの簡易承認ワークフロー機能を活用することで、承認業務の一元管理、履歴の可視化、部門間連携の強化が可能になります。
承認業務の効率化を検討している方は、無料トライアルでF-RevoCRMをお試しください。