業務の見える化とは？その目的と重要性

業務の見える化は、業務の進捗や状態を誰でも直感的に理解できるようにすることを指します。例えば、プロジェクトの進捗状況をグラフやチャートで表示する、などが一例です。

業務の見える化をとりいれる目的は、主に「問題の早期発見」「共通認識の形成」「業務効率の向上」の3つがあげられます。

業務の見える化で、業務の進捗や状態を視覚化することで、「どこに」「どんな」問題があるのか一目でわかるようになり、迅速に問題解決に取り組むことができます。

チーム、グループ、部署、あるいは全社など、全員で同じ情報を共有することで、全体で同じ方向を向いて業務に取り組めます。そのためコミュニケーションもよりスムーズにとれるようになります。

無駄な作業やボトルネックを特定し、改善することで全体の業務効率が向上します。結果的に生産性向上や競争力の強化も期待できます。

業務の進捗や状態を誰でも直感的に理解できるようにすることで、得られる効果は非常に多くあります。なかでも代表的なのが以下の３つのメリットです。

業務の進捗や成果を見える化し、常に現状を把握できるようにすることで「改善点」を継続的に見つけ出し、対策できるため常に業務を最適化することができます。

また、見える化されたデータをもとにPDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を回すことで業務改善が継続的に行えます。

業務の進捗や状態を視覚化されていないと、無駄な作業やボトルネックを明確に把握するのは非常に難しいですよね。業務の見える化は無駄な作業やボトルネックを明確にするだけでなく、見える化されたデータをもとに業務プロセスや業務フローを見直し、改善することもできるので、全体の生産性向上も期待できます。

また、自分の業務の進捗や成果が視覚的に確認できるので、「達成感」や「やりがい」を感じやすくなり、従業員のモチベーション向上にもつながります。

例えば、KPIダッシュボードを使えば、各プロジェクトやタスクの進行状況をリアルタイムで確認できるため、遅れや問題が発生してもすぐに対応が可能です。

またリアルタイムで進捗状況を把握することで、チーム全体のリソースの調整も柔軟に対応できるようになります。

あるプロジェクトでAさんがタスクAを担当していて、BさんがタスクBを担当していて、タスクAが遅れている場合、プロジェクト管理ツールでその遅れが一目でわかれば、他のメンバーがサポートに入ることができますよね。各従業員にヒアリングして調整して…と段階を踏むとその分だけ対応が遅れますが、マネージャーなど上司がツールを見るだけで調整できれば、迅速に対応できるためキャパオーバーでAさんのモチベーションが落ちきる前に最適化できます。

業務の見える化を導入することで得られるメリットが多くあることがわかったものの、具体的にどうすればいいのかわからない…という方は多いのではないでしょうか。

見える化の火付け役であるトヨタは、当時「かんばん」や「あんどん」にアナログ的な方法で見える化を実現していました。

トヨタの事例のように見える化の本質さえ捉えていれば、手段はなんでも構いませんがIT技術が進歩した現代ではITツールを駆使した見える化がメインになっています。

業務の見える化に活用できるツールで最も身近で手軽なのがExcelです。

Excelは多機能で柔軟性が高いため、業務の見える化にも役立ちます。

例えば、ガントチャートでプロジェクトの進行状況を見える化したい場合は

1. タスクの洗い出し

   プロジェクトに必要なタスクをリストアップする。

2. タスクの詳細入力

   各タスクの開始日、終了日、担当者などをExcelに入力する。

3. 日付の入力

   プロジェクトの期間を日付として入力し、横軸に配置する。

4. セルの塗りつぶし

   タスクの期間に合わせてセルを塗りつぶし、視覚的に表示する。

このようなステップを踏めば、視覚的に進捗を確認できます。

業績指標を見える化するなら、KPIダッシュボードもExcelで対応できます。

1. データの準備

   KPIダッシュボードに表示するデータを準備する。データはExcelのシートに整理しておく（売上データ、顧客データ、製品データなど）。

2. データの整理

   データを整理し、必要なKPIを計算する（売上総額、顧客数、製品ごとの売上など）。KPIを計算するために、SUM関数やAVERAGE関数などを使用する。

3. ピボットテーブルの作成

   データを集計するためにピボットテーブルを作成します。

   1. データ範囲を選択します。
   2. 「挿入」タブをクリックし、「ピボットテーブル」を選択します。
   3. 新しいワークシートにピボットテーブルを作成します。
   4. ピボットテーブルフィールドをドラッグして、必要なKPIを表示します。
4. ピボットテーブルを基にグラフを作成

   ピポットテーブルを基にグラフを作成します。

   1. ピボットテーブルを選択します。
   2. 「挿入」タブをクリックし、「グラフ」を選択します。
   3. KPIに適したグラフタイプ（棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど）を選びます。

   

Excelは多機能で柔軟性があり、そのうえ低コストというのが大きなメリットです。一方でデメリットも存在します。

Excelで業務の見える化を取り組むときのデメリットは主に3つ、「編集や閲覧に手間がかかる」「スムーズな共有が難しい」「データの一元管理が難しい」があげられます。

仮にプロジェクトの進捗状況をガントチャートで見える化する場合、プロジェクトごとにファイルを用意するとプロジェクトが増えれば増えるほどファイルが乱立していきます。

一つのファイルにまとめることもできますが、データが多くなりすぎるとファイルの動作が遅くなるという問題もあります。

複数のファイルを更新、管理するのは非常に難しいですし手間がかかります。

Excelには十分なメッセージ機能がないため、ファイル共有をする度にメールやチャットなど別のツールを使う必要があります。

メールやチャットでの共有は宛先を間違えるなどの誤送信のリスクや、受信ペースが速いせいでメールが埋もれてしまい、確認漏れが起こるリスクも伴います。

ファイル数が多くなると、データの一元管理も難しくなります。

小規模・小数であれば、マンパワーでどうにかなるかもしれませんが、一定量を超えるとデータのリアルタイム性が乏しくなりますし、同じデータを複数回入力する手間がかかることもあります。

営業案件の新着状況や顧客とのやり取りを一目で確認できるようにする案件管理も業務の見える化です。案件管理を適切に行うことでリソースの配分や優先順位などをリアルタイムで把握することができます。

Excelで案件管理もできないことはないですが、より効果的に見える化の効果を発揮させたいのであれば、SFA（Sales Force Automation）やCRM（Customer Relationship Management）を利用することをおすすめします。

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Excelの最大のメリットは、コストが安いことと、手軽にカスタマイズできることです。簡単な案件管理表を作って、ステータスや進捗を手動で管理するくらいで問題ない場合はExcelで十分です。関数やピポットテーブルもあるので、ちょっとした分析もことたります。

しかし、データが増えてくると限界があります。

複数の人が同時に更新すると、どのファイルが最新か分からなくなったり、データがバラバラになったりした経験は誰しもあると思います。

CRMやSFAはデータが一元管理されるので、誰がどの案件を担当していて、どのステータスにあるのかがリアルタイムでわかります。

またガントチャートやダッシュボードもだいたいの製品が機能としてもっているため、Excelよりも簡単に進捗状況の見える化が実現できます。

データ分析もCRM/SFAの強みです。例えば、どの案件の進捗が遅れているか、どの顧客の収益性が高いかなどを簡単にレポート化できる点も大きなメリットです。

CRM、SFAのデメリットはコストがかかることです。最近はクラウド型のリーズナブルなツールも増えてきていますが、とはいえExcelがあまりに低コストなため比較すると高コストに感じてしまいます。

また、CRMやSFAは多機能な製品が多いため、導入時のカスタマイズ設定、導入後の運用の仕方など専門知識が求められるというデメリットもあります。製品の機能だけでなく、導入と運用のサポートが充実しているものを選ぶことが重要です。

ExcelもCRM/SFAも、それぞれメリットデメリットがあります。残念ながら「このツールを選んでおけば間違いない」というものはありません。では効果的な管理ツールはどのように選べばいいのでしょうか。

ツール選定時に押さえるべきポイントを紹介します。

まず、チームの規模や業務の複雑さに応じてツールを選ぶことが重要です。

例えば、少人数のチームならシンプルなタスク管理ツールが使いやすく、逆にチームが大きかったり、業務が複雑だったりする場合は、細かい権限設定や進捗レポート機能などが充実しているツールが向いています。

業務の種類や目的が違えば、当然必要となる機能も異なります。自社のチームや部署の業務の種類・目的にはどんな機能が必要か洗い出してみましょう。

データ分析を重視するなら、ExcelやGoogleスプレッドシートを一部活用しつつ、データを簡単に可視化できるBIツールを使うという選択肢もあります。

操作のしやすさと導入コストのバランスも無視できないポイントです。

効率化を目指して導入したツールが複雑すぎて、慣れるのに時間がかかりすぎるとチーム全体の生産性がさがってしまうこともあります。

操作性を事前に確認するためにも無料トライアルを積極的に試してみましょう。

他のツールと連携できるかどうかも確認しましょう。

例えば、GoogleカレンダーやSlackを使ってるのであれば、これらと連携して通知が飛ぶツールだとさらに効率が上がりますよね。通知の見逃し防止にもなります。

このように業務の見える化は「効率化」とセットで考えることが重要なので、ツール同士の連携性は非常に重要なポイントです。

見える化には非常にメリットがありますが、やり方を間違えるとかえって混乱を招くこともあります。いくつか注意点を紹介しますので、進めるときの参考にしてみてください。

見える化の取り組みで一番多い失敗は、「すべてを見える化しようとしすぎること」です。

見える化が目的なんだから、全部見えるようにするのが良いのでは？と思いがちですが、意外にも何でも見える化すればいいものでもありません。

業務には優先度がありますよね。必要のないデータまで可視化しようとすると情報が多すぎて逆に重要なポイントが埋もれてしまいます。たとえば、「全社員のタスクを全部表示」なんてすると、管理者も見るのが大変になってしまいますよね、そのため優先度が高い部分だけに絞った方が効果的です。

次に大事なのは、社員の心理的負担です。

見える化は透明性が高くなる分、プレッシャーを感じる人も多いです。

たとえば、「自分の進捗が全員に見えるのが嫌だ」とか、「細かい作業まで監視されている気がする」と感じる人が一定数います。これはモチベーションの低下につながることもあるので注意が必要です。

まずは、見える化の目的が『「監視」ではなく効率化や改善のためであること』をしっかり説明することが大事です。また、全員が見られるデータと、個別に管理するデータを分けるのも一つの方法です。

確かにツールは便利ですが、ツールがすべてを解決してくれるわけではないですよね。

ツールの使い方が間違っていると、かえって業務が複雑になったり、使うのが面倒になってしまうこともあります。

ツールを選ぶときは、実際の業務フローに合っているかを事前に確認するのがポイントです。そして、導入した後も定期的に「ツールが本当に役立っているか」を見直すことが必要です。

データの管理とセキュリティも無視できない重要な要素です。見える化のために業務データを収集するため、の分データ漏洩や不正アクセスのリスクが高まることがあります。

基本的な対策として、ツールやシステムを導入するときにセキュリティ機能がしっかりしているかを確認しましょう。あとは、アクセス権限をしっかり設定して、全員がすべての情報にアクセスできないようにするのも重要です。

最後に注意したいのは、見える化した結果に振り回されすぎないことです。

結果をもとに改善するのが目的ではありますが、数字やグラフだけを見て、「今すぐ改善しなきゃ！」と焦って行動しないようにしましょう。

データには必ず背景や文脈があります。結果の本質を理解してから行動することが重要です。

業務の見える化は、会社の効率アップと生産性向上に欠かせない手法です。

基本的な考え方としては、問題を早く見つけること、みんなで同じ認識を持つこと、そして業務の効率を上げることが挙げられます。

これによって、業務改善が継続的に進み、生産性も向上し、リアルタイムで業務の進捗状況を把握できるようになります。

さらに、エクセルやSFA、CRMなどのツールを使うことで、見える化を効果的に実現できます。

ツールを導入する場合、まず見える化の準備と計画を立て、その後社員への教育と定着化を進めることが重要です。そのためにも導入のステップを着実に進めましょう。

業務の見える化で一番重要なのは「見える化が目的ではなく、課題解決のための手段だ」という意識を持つこと」です。見える化が進んでも、それをどう活用するかが鍵です。見える化をうまく使って、業務の効率化や成果向上につなげていきましょう。