東大襖クラブ × F-RevoCRM 第2回

職人の技と心を大切に受け継いできた、東京大学のサークル『東大襖クラブ』。
部員たちは今、あることで頭を悩ませており、課題解決の手段としてオープンソースCRMの利用を検討しているという。
襖の張り替えに、CRMが必要な理由とは……?(第1回の記事はこちら

(文章・写真: 小久保勇樹)

バラバラだった情報を、一ヶ所にまとめたい

2016_03_25_180200襖の張り替え仕事は、おおよそ、次のような流れで行われている。

  1. 襖の張り替えをメールや電話で受注
  2. 部員たちのスケジュールを調べ、日程と担当を割り振る
  3. 担当が襖紙の見本帳を持って訪問し、見積書を発行
  4. 複数人数の仕事の場合は、担当が作業要員を集める
  5. 作業当日に材料費・作業費・交通費を受け取り、請求書・領収書を発行
  6. 受け取った代金から一定割合をサークルに納入

これらのやりとりが、襖クラブでは数年前まで紙ベースで行われていた。その後、一部業務にExcelを導入したものの、電子化したデータと紙の帳票が混ざっていることで混乱もあるという。

受注から作業完了までを一貫したシステムで管理し、情報をすべて一ヶ所にまとめたい――という要望は、以前より部員の間で上がっていた。今回、襖クラブ代表の佐々木さんが情報科学を専攻していることもあり、本格的にシステム導入を検討し始めたというわけだ。

一つのシステムで統合的に管理したい

P1210213顧客や案件の管理。襖紙などの在庫管理。見積・請求・帳票といった金銭面の管理。部員たちのスケジュール管理。これらについて別々に特化したシステムを導入することは容易だが、情報が分散することにはデメリットも多い。

たとえば、顧客情報はExcelで確認し、作業日と担当者をGoogleカレンダーに登録、在庫管理は手書きのノート――などといった場合、見るべきツールが多すぎて混乱が起きやすい。あるいはデータに重複や齟齬が生じて、どれが正しいのか分からない、といった事態にもなりかねない。

統合型CRMであれば、一つの作業(案件)に対して、必要な材料(在庫)、顧客情報、スケジュールなど、関連するデータをすべて紐づけることができる。常に最新版のデータが1件だけ存在する状態だから、混乱が起きることはない。勿論、データの修正履歴を残していくことも可能だ。

業務に合わせてCRMをカスタマイズしたい

P1210217今回、襖クラブCRMの要件には特殊なものはなく、ほぼ標準機能だけで実現できる見込みだ。ただし、より業務にフィットさせて部員が使いやすくする為、一部をカスタマイズしたいと襖クラブ代表の佐々木さんは考えている。

PHP, MySQL, JavaScriptといった一般的な技術で作られているF-RevoCRMは、それほど特別な知識は必要とせず、カスタマイズに取り掛かることが可能だ。実際に、佐々木さんは非常に短期間でカスタマイズを完了させ、開発は終盤に差し掛かろうとしている。

はたして、CRM導入の成果は……?

システムがほぼ完成し、いよいよ業務へ投入されようとしている。オープンソースCRMを活用した襖クラブの業務改善は、どのような展開を見せるのだろうか?

(次回、第3話は、6月上旬に掲載予定)

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