F-RevoCRMにもインポート機能が備わっています。既存のシステムからCSVファイルをエクスポート、Excelで管理していた顧客情報。インポートするデータをcsvで用意すれば、一括でインポート可能で、顧客－案件など、モジュール間の関連付けも含めて初期データを手早く作成することができます。
CSVのデータはUTF-8形式とISO8859-1形式が選択できます。（顧客担当者情報をインポートするときは「VCFファイル」を選択することもできます。）
但し、1000件を超えてくるとインポートの処理に時間がかかるのというのと、UTF-8形式では各項目は””(ダブルコーテーション)で括る必要がある、というあたり注意が必要です。
※ここで『何を言っているの？？？』『それどうやってやるの？』という方は無理せず得意な方か、専門の会社に相談した方がよいと思います。文字化けなどのトラブルと無駄に格闘することになります…。
インポート機能を使って既存のデータを一括更新できるの？
さて、「インポート機能を使って既存のデータを一括更新できるの？」というご質問をよく頂きますが、こちらも『もちろんできます』です。
当然ですが、既存のデータに「XXコード」など、マッチングキーとなるユニークなデータが入っていることが前提です。キー項目を設定しないと・・・意図せずダブりデータを大量に作ってしまうといったトラブルと無駄に格闘することになるのでご注意ください。
上の図では顧客担当者のアップデートをしようとしている画面。マッチングフィールドには「携帯電話・メールアドレス」を使ってます。こんな感じで、
- 組織変更などで部署名が変わった名刺情報を抽出
- Excelで部署名をチクチク変更
- アップデートで一括更新！
といった作業ができますね。
また、インポート操作を行う中で「ステップ2:」「重複レコードの処理方法を選択する」という選択肢が出てきます。
「スキップ」はわかりやすいですね。文字通り、インポート用に作ったcsvデータと、F-RevoCRM内のデータでマッチングフィールドが一致するデータがあれば更新せずにスキップします。
「上書き」と「重複マージ」の違いは何かというと、
- 上書き
csvデータにブランクのフィールドがあると、F-RevoCRM側のデータもブランクで上書きする - 重複マージ
csvデータにブランクのフィールドは無視され、F-RevoCRM側の該当フィールドのデータが残る
といった違いがあります。
このように便利なインポート機能ではありますが大量のデータをインポートの前には数件のテストデータにてテストしてみることをお勧めします。
