![F-RevoCRM[エフレボCRM]－オープンソースの顧客管理システム](https://f-revocrm.jp/frevowp/wp-content/uploads/2023/09/new_F-revo_logo_500x100.png){kind=logo}
ユーザー管理から自動化まで。
組織全体でCRMを使いこなすための管理・運用機能
CRMを継続的に活用するためには、システム導入後の「管理・運用」をどれだけ効率化できるかが重要です。F-RevoCRMは、ユーザー単位の利用範囲コントロールから、業務に合わせた項目設計、ワークフローによる自動化まで、日々の運用負荷を軽減するための管理機能を標準搭載しています。本ページでは、代表的な4つの管理・運用機能と、さらに加えることで運用が安定する追加機能について紹介します。
ユーザー管理
組織変更にも柔軟に対応できる
ユーザーの追加・削除、部署変更、役職ごとのロール設定など、運用開始後に必ず発生するユーザー管理に対応しています。
営業部・サポート部などの部署ごとにユーザーを整理でき、システム利用状況やユーザーの有効/無効の切り替えも簡単です。
組織変更が多い企業では、部署ごとのロールテンプレートを作成しておくと運用が安定します。新規ユーザー追加時のミス削減や、権限漏れを防ぐ効果があります。
- ユーザー追加の工数削減
- 権限設定ミスを防止
- 組織再編にもスムーズに対応
権限設定
情報の閲覧・編集範囲を細かくコントロール
営業、サポート、マーケティングなど、部門ごとに必要とする情報が異なる場合でも、情報の「見せたい／見せたくない」を柔軟に調整できます。
関連記事：CRMのユーザー管理を強化！F-RevoCRMの権限設定とは？
「閲覧のみ可能（編集不可）」など、最小権限で設定する
新しいモジュール追加時は影響範囲を必ず確認
最初から細かく設定しすぎず、「部門ごと」→「役職ごと」の順でロールを設計する
- 情報漏洩リスクの低減
- 業務に不要な情報が表示されず、使いやすさが向上
- 内部統制や監査にも対応しやすい
項目設定
業務の変化に合わせて設計を調整できる
項目設定は業務改善のタイミングで見直すことが多く、導入後に最も利用される管理機能のひとつです。
項目は増やしすぎないことがポイントです。入力負荷が増えると定着率が下がるため、「必須項目は最小限」「日報や活動ログを参考に適宜見直し」を心がけると運用が安定します。
- 業務プロセスの変更に即応できる
- 入力フォームの最適化でユーザー負荷が減る
- 必要なデータだけが蓄積され、分析精度が向上
ワークフロー設定
承認・通知・自動化で業務の漏れを防ぐ
関連記事：業務効率を劇的に改善！F-RevoCRMの簡易承認フローとは？
最初は単純な「通知ワークフロー」から使い始め、慣れてきたら条件分岐や承認フローを追加するのがおすすめです。現場からの抵抗が少なく、スムーズに自動化を浸透させることができます。
- 承認漏れや対応遅延がなくなる
- 属人化している業務を標準化できる
- 運用時間の短縮と品質向上につながる
その他の管理・運用機能
F-RevoCRMの標準機能に加え、運用規模が大きくなるほど重要性が増す管理機能がいくつか存在します。
現在の運用状況を踏まえ、以下のような機能も活用することで、より安定したCRM運用が可能になります。
データ品質管理（重複排除・クレンジング）
CRM運用ではデータの重複が発生しやすく、分析やレポートの精度に影響します。重複検知やマージ機能をによって、データの品質が安定し、営業活動の精度向上につながります。
データ入力の統一ルール（社名表記など）も併せて設定すると効果的
定時処理（スケジューラー）管理の強化
定期レポート出力、ステータス更新の自動実行などは、運用負荷を大幅に下げます。F-RevoCRMのスケジューラーを可視化し、ジョブ管理を強化すると管理者の作業が一気に軽減できます。
毎日0時に案件のステータス更新を自動処理
問い合わせ未対応チケットを毎日チェック
多言語設定
海外拠点や外国籍スタッフと共同で使う場合には便利な機能です。国内利用では目立たないものの、海外支社や外国籍メンバーを含むチームでは効果的です。必要な場合のみ利用すればよく、普段は主機能として前面に出す必要はありません。
適切な管理と継続的な改善が連携・企業成果につながる
F-RevoCRMは、運用に欠かせない「ユーザー管理・権限設定・項目設定・ワークフロー設定」を標準搭載し、企業規模や業務の変化に柔軟に対応できるよう設計されています。
さらにデータ品質管理や定時処理などの領域を加えることで、長期運用に強いCRM基盤が構築できます。
運用を成功させるポイントは、
・最初から複雑にしない
・現場に合わせて段階的に設定する
・定期的に見直す
という3つです。
CRM運用は設定して終わりではありません。適切な管理と継続的な改善によって、営業・サポート・マーケティングのすべての活動がスムーズに連携
し、企業全体の成果につながります。
F-RevoCRMの運用改善・カスタマイズをご検討の方へ
「自社の運用に合う設定がわからない」「自動化を進めたい」
などのお悩みがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
専門スタッフが運用設計からご相談を承ります。
F-RevoCRMのその他の主な機能
サイトや電話でのお問い合わせ情報、展示会での来場者情報を効果的に管理できます。
名刺情報を一元管理しタグ付けや検索機能により必要な情報を迅速に見つけることができます。
顧客の商談管理、見積・契約情報の一元化など、営業プロセスを効率化することが可能です。
見積データから請求データを生成できるので手間を省くことができます。PDF出力も可能なのでペーパーレスにも。
顧客からの問い合わせやクレーム情報を、誰がどのような対応をしたかを時系列で確認できます。
顧客との関係を重視した予定管理が可能です。顧客ごとにスケジュールを紐づけ、商談やミーティングの予定を効果的に管理できます。
受信したメールをF-RevoCRMに自動的に取り込み、関連する顧客情報と結び付けることができます。
顧客向けのポータルサイトを提供します。顧客はサポートチケットの作成や問い合わせを行うことができます。
F-RevoCRMは、カスタマーポータルをはじめ、CTIやメール・ファイル管理システムなど、
他システムとの連携にも柔軟に対応できます。
他システムとの連携をご希望の方はお気軽にお問合せください。
よくあるご質問
- Qワークフローの承認フローはどこまで複雑な条件を設定できますか？
- A
F-RevoCRMでは、「金額が一定以上」「項目の変更」「商談ステージ更新」などの条件分岐による承認・自動処理が可能です。
シングル承認のほか、「条件分岐による複数パターンのアクション」「金額に応じた承認者変更」など、実務でよくある複雑なフローも再現できます。
複雑すぎる場合は、簡易化したフローへの分割も運用のコツです。
- Q項目設定で追加した項目は、すべてのユーザーに自動で反映されますか？
- A
はい。標準項目・カスタム項目の追加／非表示／必須化は、該当モジュールを利用するすべてのユーザーに反映されます。
また、ロール別に表示項目を制御することができるため、「営業は必要最低限だけ」「管理部門は詳細項目を表示」といった UI 最適化も可能です。
項目の増やしすぎによる複雑化を避けるため、年に1回程度の棚卸しがおすすめです。