学習塾管理システムの効果的な導入法を事例で紹介

株式会社螢雪会はマンツーマン指導を行う個別指導塾「東大螢雪会」を運営しています。

螢雪会では、授業後に保護者に送る授業報告書や請求書等、塾運営で必要な情報をすべて紙で管理していました。

また生徒や講師からの問合せは基本的に電話で行うなど、非効率な業務に課題を感じていました。

そこで、以下の３点の課題解決に向けてシステム導入を検討することになりました。

• 授業報告書や請求書等の紙書類の管理で多額のコストが発生し売上を圧迫
• 生徒とのマッチング作業や請求書の封入作業等、事務業務における業務効率の悪化
• 問合せ窓口の固定化により本部・講師・生徒間でのコミュニケーションが低下

多くの学習塾やスクールなどが抱える共通の課題として真っ先に取り上げられるのが本部・講師・生徒間のコミュニケーション不足です。

この課題を放置してしまうと、連絡の行き違い・授業の様子が把握できないなど、生徒・保護者の不信感を生んでしまいます。

また、解決するために電話やメールでの連絡、授業報告の郵送などの業務を増やすことで塾側の負担が増加し、マンパワー不足が生じてしまうかもしれません。

このように情報量も多く、雑多な塾管理にも対応できるシステムとして、顧客管理に長けたCRMシステムに注目しました。

F-RevoCRMを導入し３つの課題解決に取り組みました。

• F-RevoCRMのカスタマーポータルを利用し、請求書や授業報告書をポータル上で共有
• 別サービスであるOSSCalendarを利用し、使用している教室管理をデジタル化
• 講師情報をデータベース化し、生徒と講師の授業マッチングをF-RevoCRM上で実施

F-RevoCRMでは、CRMのデータベースを元に、システム側で保持している情報を顧客に開示できるカスタマーポータル構築のサービスを提供しています。

螢雪会は、カスタマーポータルを活用することで請求書や授業報告などの郵送が不要になり、非効率だった業務の改善が実現しました。

螢雪会では、どの時間にどの教室でどの生徒が授業を行っているかひと目でわかるようにする目的で、OSScalendarの導入も行いました。

このことで教室を使用している生徒の情報を公開制限が可能になり、教室管理に費やしていた作業の負担を軽減することができました。

螢雪会では、生徒ひとりひとりに寄り添った授業が展開できるよう、生徒の志望校や講師要望などを考慮し、生徒と講師の授業マッチングを行っています。

以前は紙ベースで、生徒にマッチした講師情報を調査し、生徒と講師のペアリングを行っていましたが、今回F-RevoCRMを導入することで、生徒・講師情報のデータベース化が可能になり、スムーズに生徒と講師の授業マッチングを行えるようになりました。

• 紙管理のデジタル化により、用紙の使用量を抑えるだけでなく事務職員の作業工数が約３分の１に削減
• カスタマーポータル上での問合せ対応が可能となり、本部・講師・生徒間のコミュニケーションの活発化に成功