学習塾管理システムの効果的な導入法を事例で紹介

株式会社螢雪会が運営している個別指導塾「東大螢雪会」では、生徒の学力や目標に合わせて、マンツーマン指導でカリキュラムを作成し、理解度を確認しながら授業を進めています。

より円滑な塾運営を目指し、螢雪会は以下の課題を解決できるCRMツールの導入を検討していました。

• 保護者に送る授業報告書や請求書などの郵送作業にコストと手間がかかり非効率
• 生徒とのマッチング作業や教室管理など、紙ベースの作業で業務効率が悪化
• 本部・講師・生徒・保護者間でコミュニケーションが低下

とくに「生徒、保護者、講師」間のコミュニケーションをより充実させたいという思いがあり、事務作業の効率化やペーパーレス化にくわえて、本部・講師・生徒・保護者間でのコミュニケーションの円滑化も解決すべき課題でした。

この課題を放置してしまうと、連絡の行き違い・授業の様子が把握できないなど、生徒・保護者へ不信感をあたえてしまいます。

また、解決するために電話やメールでの連絡、授業報告の郵送などの業務が増え、塾側の負担が増加し、業務効率が低下するという悪循環に陥りかねません。

そのため情報量も多く、雑多な塾管理に対応できるシステムとして、顧客管理に長けたCRMシステムに注目しました。

F-RevoCRMを選んだ決め手は柔軟性とカスタマーポータル機能でした。

CRMツール導入の検討当初、一番の懸念点は「塾特有の要望がどこまで叶うか」という点でした。

多くのパッケージシステムでは融通のきかないものが多く、塾側の運営を変える必要がありましたが、F-RevoCRMは塾運営を変えずに“システム側が塾運営に合わせる”ことができます。

カスタマーポータルは、ユーザーがログインして利用できる顧客専用のポータルサイトを構築できる機能です。

他社製品では、カスタマーポータルのユーザー数に応じて費用がかかるものが多いですが、F-RevoCRMはポータルユーザー費用がかからないため、コスト面でも魅力的でした。

F-RevoCRMのカスタマーポータル機能を利用し、請求書や授業報告書をポータル上で保護者に共有することが可能になり、郵送にかかっていたコストはもちろん事務作業が大幅に削減できました。

このほか、情報共有がスムーズに行えるようになったことで、

• 教室管理
• 講師と生徒の授業マッチング

など、各情報を紙ベースで管理し作業を行っていた従来の方法に比べ、事務作業に費やしていた工数が約1/3まで軽減することができました。

カスタマーポータル機能により、今まで一方通行だったコミュニケーションが双方向で行えるようになり、より一層「講師・生徒・保護者」間での密なコミュニケーションがかないました。