【塾運営のDX事例】紙で情報を管理する文化を一新。その方法とは……

螢雪会では、生徒ひとりひとりに寄り添った授業が展開できるよう、生徒の志望校や講師要望などを考慮し、生徒と講師の授業マッチングを行っている。以前は紙ベースで、生徒にマッチした講師情報を調査し、生徒と講師のペアリングを行っていた。F-RevoCRMを導入することで、講師情報のデータベース化が可能になり、スムーズに生徒と講師の授業マッチングを行えるようになった。

F-RevoCRMでは2種類のお問い合わせフォームを搭載。1つは、資料請求や体験授業申し込み、講師募集などWeb上に掲出するためのお問い合わせフォーム。もう1つは、生徒や講師からの質問を事務局から返答するためにポータル内に掲出するお問い合わせフォームだ。
従来、生徒や講師側の質問がある際は、基本的に電話等での問い合わせ対応であったが、F-RevoCRMを導入したことにより、生徒や講師が「授業でわからなかった点」や「報告書の書き方の問い合わせ」など気軽にいつでもポータル上で問い合わせ可能になった。
仕組みとしては、生徒や講師がポータル上のフォームから質問をした際、F-RevoCRMの管理画面に該当の問い合わせが届き、F-RevoCRMから返信すると質問者のポータルに返答が届く。F-RevoCRMではステータス管理もできるので、質問が解決したら、ステータス表示を変更することができ、返答漏れの防止にもつながっている。

カスタマーポータルの導入により、授業運営が快適になった。具体的には、今まで講師に用紙で提出してもらっていた授業実施の申請をポータル上でいつでも申請が可能になったことや、講師や生徒、保護者がポータルにログインすると、今後の授業予定や過去の授業履歴等を確認することができるように。さらに、講師側のポータルでは担当している生徒の出身校や志望校が確認できるため、担当生徒に寄り添った授業を行うことが可能。また、螢雪会では月1度、保護者宛に生徒の授業報告書の郵送を行っている。元々は授業ごとに担当講師にその日の授業の内容や進捗などを用紙で記載してもらい、その内容を月末にまとめて報告を行っていた。授業報告書に関してもカスタマーポータル上で作成が可能になり、授業実施から3日以内に保護者への通知を行うことができ、授業の進捗をタイムリーに報告可能になった。保護者向けの授業報告書に対して保護者がコメントを記載することもでき、講師・生徒・保護をつなぐ役割を担っている。

F-RevoCRMの導入によって、給与振り込み等の経理業務も円滑化された。従来、講師のみなさまへの給与振り込みの手続きとして、授業の実施回数を授業ごとに用紙で管理をしていた。その実績を元に給与計算を行い、講師のみなさまへの給与振り込みを行っている。また、保護者のみなさまに対しても同様に、授業の回数に基づいてご請求書をお送りしている。そのため、経理担当者は、授業実施用紙を1枚ずつ入念に確認しなければならない。その作業にかなり時間を要しており、スタッフの負担が大きかったことが課題であった。F-RevoCRMでは、システム上で実施授業の確認が可能になったことで、用紙確認における業務削減に成功。また、これまで給与明細や請求書等の通知を郵送で送付しており、その郵送準備も経理担当者が行っていた。しかし、F-RevoCRMとカスタマーポータルの情報連携により、給与明細や請求書情報を送りたい相手へポータル上で簡単に送信可能に。郵送業務の削減になり、経理業務全般において業務改善につながった。