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Excel脱却の必要性トップ

なぜExcelから脱却すべきなのか?

個人的に顧客の住所や連絡先を管理する際に、まず思いつくツールと言えばExcelではないだろうか。
それだけExcelは身近にあり、親しみやすいものである。
しかし、「それを他者と共有したい」「顧客がどんどん増えていく」「顧客のその他あらゆる情報も管理したい」と
要求が増えるほど、Excelで管理することの限界を感じてくるのではないだろうか。
ここでは、Excelとシステムの特性に着目し、顧客の情報を管理していく上でのそれぞれの有効性を探っていく。

Excelの認識

『Excel(エクセル)』は言わずと知れたマイクロソフト製表計算ソフトで、Windowsのパソコンであればすでに搭載されているケースが大半だ。表計算はもちろんグラフや帳票なども容易に作成でき、名簿や見積書、帳票など、あらゆる業務に適用できる。
では、なぜExcelが人気なのか?
一つは、操作方法が分からなくても、webサイトでノウハウや無料のテンプレートは多数公開されている。
もう一つは、図表や関数を駆使した「データ分析力」が高く、プレゼンや社内会議の資料制作時にはおおいに役立つ。つまり、とても汎用性が高いツールなのだ。

Excelイメージ

Excelが及ぼす影響って?

前述のとおり、Excelの汎用性は非常に高い。
しかし、関数を駆使して使いこめば使い込むほど、他者が扱えないほど複雑なものになってしまうかもしれない。
また、単独で管理することには向いていても、他者と共有して編集をするとなると、同期が取れず保存に失敗したなどの経験はないだろうか。このように管理するのも厄介になってくる。
さらに会社全体の分析や情報の共有を考えた場合、
各自のExcel管理のデータを持ち寄って集計、分析を行う事も時間や手間が掛かり、とても困難になるだろう。

これで解決!

では、Excelで管理している情報はどのように管理するのが良いのか。
まずは散在しているExcel管理の顧客情報データをどのように管理すべきかを定義することから始める事が重要だ。

そして、個別なら使いやすいExcel管理を脱却し、会社全体としてのシステムを構築していく必要があるのだ。
システム構築することで、『分散した顧客データをひとまとめにできる』・『営業実績などをもとに分析を行う事ができる』・『顧客情報だけでなく、営業進捗や請求関連も管理できる』等、もたらすメリットは計り知れない。
顧客管理(CRM)システムや営業支援(SFA)システムなど、エクセルに代わる高機能なシステムは有料・無料問わず数多く紹介されている。顧客データ量や業務内容を吟味した上でシステム化する事も、働き方改革・企業改革を見据えた第一歩といえるのではないだろうか。

詳しくは資料でご紹介します。
資料では顧客管理の手段としてなぜExcelから脱却すべきなのか?をより詳しくご紹介しています。
実際にシステム化に踏み出した企業の事例も合わせてご紹介していますので、ぜひご覧ください。

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