そこで、特定個人の能力に頼りきりにならず、誰もが情報を活用できるような仕組みの必要性を感じシステム化を進める事に。しかし1 年以上掛けて様々なパッケージソフトを検討したのですが、自社の業務には合うものが見つからず困っていました。
そんななかで見つけたのがF-RevoCRM です。F-RevoCRM の場合OSS(オープンソースソフトウェア)の特性を活かし、自社の業務にフィットさせる事が可能で、且つ利用ユーザ数に比例した価格体系ではない為、コスト的にも魅力的でした。その上基本機能はそのまま利用でき、インデス独自のビジネスロジックのみの実装に集中できるという事が解りF-RevoCRM を選択しました。
実際の導入にあたっては仕事のやり方が変わる為、反発もあったとの事ですが、システムを入れる事で、会社にどういうメリットがあり且つ個々の業務負荷も軽減されるという事を説いてまわったそうです。しかし今では当初反発していた社員の評判もよく、結果として非常に業務の効率化が進んだといいます。
例えば、導入後、電話相手の着信番号からの検索、もしくは電話中に確認した物件名、氏名を確認して検索し、どういった種類のお客様なのか、過去の対応履歴に目を通しながら電話対応ができるようになりスムーズになりました。
電話で受け付けてから、施工と部材の発注や、見積、請求などの業務がF-RevoCRM 上で一元で行える様になり、各種書類もそのまま発行でき、且つその情報は顧客や物件に紐つく履歴として管理できます。そのため、業務によって紙やExcel を切り替える必要もなくなり、以前あったベテラン依存の属人化も解消され、ミスが減った事によりサービス品質の向上にもつながりました。
さらにインデスではサービス品質の向上を計る為「予約フォーム機能」もF-RevoCRM に追加しました。
集合住宅は入居者の生活パターンが多様なため、全戸対象の工事を行う際は、工事への同意や工事日程の調整などの手間がかかります。人によってはなかなか連絡がつかないこともあり何度も連絡を試みるため、社内業務と入居者双方の負担になっていました。
この機能はWeb を使い入居者が好きな時間に気軽に希望日時を登録できる仕組みになっています。
「早段階から意見や希望日時の取りまとめができ、入居者さんや大家さんの評判も非常に高くなっています。パッケージ型のCRM ソフトとは違い、こちらの業務の都合に合わせた機能をオーダーメイドできるオープンソースソフトの便利さを実感しました。」(荒岡さん)
社内の業務効率化とサービス品質の向上。インデスはこの様な取組が評価され業績は急速に拡大中です。同時に採用も積極的に行っている為、新しく入る社員も増えましたが、業務を覚える時間が大幅に短縮された。という効果も出たとの事です。