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【塾運営のDX事例】紙で情報を管理する文化を一新。その方法とは・・・

作成2021/11/26 更新2022/9/15

螢雪会事例インタビュー


株式会社螢雪会


選びぬかれた現役東大生・プロ講師によるマンツーマン指導を行う個別指導塾、東大螢雪会。中学受験、高校受験、大学受験はもちろんのこと、小学校~大学における授業のフォローや大学院受験、医学部の入試受験、各種国家試験の対策など、あらゆる指導を行っている。

授業方針は、生徒様の学力や目標に合せて個別にカリキュラムを作成し、理解度を確認しながら授業を進めるため、無理なく目標達成が可能。生徒様お一人お一人と丁寧に向き合うことを大切に昭和54年設立以来、数多くの実績を上げている。

また、生徒様は東京都新宿区にある教室で授業を受けられるほか、オンラインでの受講やご自宅に講師派遣をし授業を行うなど、状況に合せて受講スタイルを選択できるのも東大螢雪会の魅力である。


紙で情報を管理する文化を一新したい!
~CRM導入で、塾運営改善の第一歩を踏み出す~


今回、塾の運営管理を目的として「F-RevoCRM」の導入を行った株式会社螢雪会(以下、螢雪会と称する)。CRMと聞くとマーケティングツールとして多くの一般企業で導入されているイメージを抱く方も多いのではないだろうか。

今回は、なぜ塾でCRMの導入を行うことに至ったのか、その背景と導入後の変化について東大螢雪会代表の高山氏にお話を伺った。

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紙で情報を管理する文化を一新したい!
~CRM導入で、塾運営改善の第一歩を踏み出す~

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紙管理文化からデジタル管理文化へ
移行のため踏み切ったCRM導入


1.紙管理文化からデジタル管理文化への移行


F-RevoCRM導入の背景のひとつとして、紙で情報を管理する文化を一新したいという考えがあった。
現状、多くの塾が様々な情報を紙で管理しており、螢雪会も例外ではなかった。例えば、生徒さんの授業報告書を授業ごとに記録するために、同じフォーマットの用紙を量産しなければならない。

もちろん印刷を行うための工数やコスト面での問題もあるが、なにより一度利用した報告書は再利用ができないため、環境面においてもいいとは言えず、恒常的な問題を抱えていた。そこで、今回CRMを導入することで塾運営体制の向上につながるとの期待から高山氏の提案によりF-RevoCRMの導入へ踏み切った。

2.マーケティング機能としての期待


入塾前の会員様ごとに情報を管理することで、その方に適切な情報を提供することが可能になる。より多くの方に螢雪会を利用してもらうためのコミュニケーションツールとしてCRM導入を検討していた。

入塾前の会員様ごとに情報を管理することで、その方に適切な情報を提供することが可能になる。より多くの方に螢雪会を利用してもらうためのコミュニケーションツールとしてCRM導入を検討していた。



業界特有の要望を実現させるためには
柔軟性の高いシステムであることが前提条件であった


システム導入の検討当初、高山氏は螢雪会に最も合うサービスが利用できる企業はどこか模索していた。そのひとつとして検討に上がったのがF-RevoCRMであった。しかし、様々な企業の提案を受ける中で、期待半分、CRM導入に対する懸念も上がってきた。

それはシステムの利用機能の多さから、全ての機能を使いこなすことへの懸念や、利用料金の懸念などだ。特に気がかりだったことは、塾特有の要望がどこまで叶うかであった。

従来CRMはマーケティングツールとして多くの一般企業で導入されており、機能やUI等、一般企業向けに作られているものが多く、システムを利用するためには塾の運営を変えざるを得ないケースがあった。

しかし、F-RevoCRMは、今までの塾運営を変えずにシステム側が塾の要望に対して機能をカスタマイズすることが可能である。システム側が歩み寄ってくれるサービスだということが決め手になりF-RevoCRMを採用した。また、F-RevoCRMではカスタマーポータルの利用数が増えても、追加費用が発生しないことも魅力であった。

提案を受けた他社のカスタマーポータルの利用内容では、カスタマーポータルの利用数が増加するごとに追加の費用がかかってしまい、生徒さんや講師の人数が変動する塾の運用体制上、カスタマーポータルの利用数の増加により追加費用が発生することは不便に感じる点であった。

さらに、F-RevoCRM(シンキングリード株式会社)の営業マンの提案では、当初導入目的としていたCRMの役割以上の提案を受け、F-RevoCRMの可能性を感じたことも決め手となった。

F-RevoCRM導入で塾運営を変えることができた



1.カスタマーポータルの構築~塾・生徒・保護者を繋ぐ~


F-RevoCRMでは、CRM内のデータベースを元に、システム側で保持している情報を顧客に開示可能にするカスタマーポータル構築のサービスを提供している。(下記の図を参照)


今回、螢雪会へこの機能を導入した背景は、塾・生徒・保護者間での情報の連携をデジタル化することで、紙管理文化からデジタル管理文化への移行や、様々なデータをシステム管理することで塾の運営をよりスムーズに行うことであり、その結果以下の業務が円滑に運営できるようになった。

  • 改善例その1

1.生徒と講師のマッチング作業


螢雪会では、生徒ひとりひとりに寄り添った授業が展開できるよう、生徒の志望校や講師要望などを考慮し、生徒と講師の授業マッチングを行っている。以前は紙ベースで、生徒にマッチした講師情報を調査し、生徒と講師のペアリングを行っていた。今回、F-RevoCRMを導入することで、講師情報のデータベース化が可能になり、スムーズに生徒と講師の授業マッチングを行えるようになった。


  • 改善例その2

2.お問い合わせの窓口対応


今回、F-RevoCRMでは2種類のお問い合わせフォームを搭載。1つは、資料請求や体験授業申し込み、講師募集などWeb上に掲出するためのお問い合わせフォーム。もう1つは、生徒や講師からの質問を事務局から返答するためにポータル内に掲出するお問い合わせフォームだ。従来、生徒や講師側の質問がある際は、基本的に電話等での問い合わせ対応であったが、F-RevoCRMを導入したことにより、生徒や講師が「授業でわからなかった点」や「報告書の書き方の問い合わせ」など気軽にいつでもポータル上で問い合わせ可能になった。仕組みとしては、生徒や講師がポータル上のフォームから質問をした際、F-RevoCRMの管理画面に該当の問い合わせが届き、F-RevoCRMから返信すると質問者のポータルに返答が届く。F-RevoCRMではステータス管理もできるので、質問が解決したら、ステータス表示を変更することができ、返答漏れの防止にもつながっている。


  • 改善例その3

3.快適な授業運営の実現


カスタマーポータルの導入により、授業運営が快適になった。具体的には、今まで講師に用紙で提出してもらっていた授業実施の申請をポータル上でいつでも申請が可能になったことや、講師や生徒、保護者がポータルにログインすると、今後の授業予定や過去の授業履歴等を確認することができるように。さらに、講師側のポータルでは担当している生徒の出身校や志望校が確認できるため、担当生徒に寄り添った授業を行うことが可能。また、螢雪会では月1度、保護者宛に生徒の授業報告書の郵送を行っている。元々は授業ごとに担当講師にその日の授業の内容や進捗などを用紙で記載してもらい、その内容を月末にまとめて報告を行っていた。授業報告書に関してもカスタマーポータル上で作成が可能になり、授業実施から3日以内に保護者への通知を行うことができ、授業の進捗をタイムリーに報告可能になった。保護者向けの授業報告書に対して保護者がコメントを記載することもでき、講師・生徒・保護をつなぐ役割を担っている。


  • 改善例その4

4.給与振り込み等の経理業務の円滑化


F-RevoCRMの導入によって、給与振り込み等の経理業務も円滑化された。従来、講師のみなさまへの給与振り込みの手続きとして、授業の実施回数を授業ごとに用紙で管理をしていた。その実績を元に給与計算を行い、講師のみなさまへの給与振り込みを行っている。また、保護者のみなさまに対しても同様に、授業の回数に基づいてご請求書をお送りしている。そのため、経理担当者は、授業実施用紙を1枚ずつ入念に確認しなければならない。その作業にかなり時間を要しており、スタッフの負担が大きかったことが課題であった。F-RevoCRMでは、システム上で実施授業の確認が可能になったことで、用紙確認における業務削減に成功。また、これまで給与明細や請求書等の通知を郵送で送付しており、その郵送準備も経理担当者が行っていた。しかし、F-RevoCRMとカスタマーポータルの情報連携により、給与明細や請求書情報を送りたい相手へポータル上で簡単に送信可能に。郵送業務の削減になり、経理業務全般において業務改善につながった。




2.カスタマーポータルの導入により経費削減に成功


紙からシステムへ管理形態の移行を行ったことで、さまざまな経費の削減にも繋がった。今回、システム導入検討のきっかけでもあった紙管理文化の廃止。日々多くの用紙を利用していたことで、環境面、経費面共に恒常的な問題を抱えていた。

しかしカスタマーポータルの導入により、授業実施の申請書・授業内容報告書・給与明細や請求書の通知文書など塾の運営上、欠かせなかった利用用紙の電子化に成功。その結果、用紙購入費用や授業内容報告書の郵送費だけでなく、経理担当や事務員の業務を約3分の1まで軽減することにも成功した。



OSSカレンダーの導入で教室管理をデジタル化



今回、シンキングリードのシステム導入の決め手となった理由のひとつは、別サービスであるOSScalendar(※2)の導入が可能であることであった。螢雪会では、どの時間にどの教室でどの生徒が授業を行っているかひと目でわかるようにする目的で、OSScalendarの導入を行った。

この教室管理方法も以前は紙管理であったため、作成作業に時間を要してしまうことが課題であった。OSScalendarの導入により、教室管理のデジタル化に成功。その結果、教室管理に費やしていた作業の負担を軽減することに繋がった。

また、教室の管理カレンダーをシステム管理にしたことにで、教室を使用している生徒の情報を公開制限が可能になる。今後は個人情報の保護強化にも繋げていきたい。
※2 OSScalendarの詳細はこちら( https://oss-calendar.com)



生徒のみなさんのために今後も改善を続けていく



最後に、東大螢雪会代表の高山氏に今後の展望をお聞かせいただいた。「今回シンキングリード様からの提案で、F-RevoCRM、カスタマーポータル、OSScalendarを導入し、導入前と比べ塾の運営が円滑になりました。導入前に懸念が多かったCRM導入でしたが、塾特有のシステム要望が叶うことや、予算に合わせた機能のカスタムが可能であること、塾の運営に合わせた機能の提案をしていただけることなど総合的に見てシンキングリード様にご依頼してよかったと感じています。

特に導入後、一番影響が大きいと感じる機能はカスタマーポータルです。従来の紙管理文化だった塾運営をデジタル管理文化に移行することにより、用紙の使用量を抑えるだけでなく事務職員の作業工数が約3分の1に削減でき、職員の負担軽減にも繋がりました。

また月に1度、月末に保護者の方にお送りしていた授業報告書も、カスタマーポータル上で作成できるようになったことで、生徒のタイムリーな情報をお届け可能に。保護者の方もカスタマーポータルを通じて授業報告書を閲覧でき、気になった部分を塾側にコメントを送信することも可能になりました。

まだまだ使用度は高いとは言えませんが、この機能を充実させることで、塾・保護者様・生徒さん全員が同じ方向を向いて生徒さんの学習サポート体制が確立できると感じています。


企業情報




株式会社螢雪会


本店所在地:
〒160-0007東京都新宿区荒木町12-2アミティ四谷
Tel.03-3351-6371

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