ケーススタディ　請求書を電子化したことでコスト削減に成功

Ｋ社は物件の運用・管理、賃貸の仲介業を行っており、請求書を各テナント宛てにいつも郵送していましたが、次第に請求書の封入コストや切手代がかさみ、収益を圧迫している状態になってきたため、コスト削減を検討していました。

また、請求書を作成するExcelに不具合が発生し、請求書の作成が一からになってしまったり、 郵送した後に請求書の誤入力があることに気づき、請求書の再送やその後のフォローが必要になったりと、業務効率があまり良くない状況にありました。

取引先とつなぐカスタマーポータルも取り入れる

まずF-RevoCRMを構築した後、今までPCで管理していたExcelファイルデータ等をF-RevoCRMにデータインポートをして、書類・データ管理をF-RevoCRMで行えるようにしました。書類の作成もレポート機能を利用し、ワンクリックで請求書を印刷、データ化できるようになりました。

また、K社と取引先をWEB上でつなぐカスタマーポータルサイトをカスタマイズ開発サービスを利用して作成しました。ポータルサイトに取引先をユーザとして登録し、ユーザ名とパスワードを伝えて、郵送するのではなく、相手に直接ダウンロードしてもらう仕組みをつくりました。

業務時間やコストを大幅カットが実現

F-RevoCRMの導入により、請求書の作成、発行の手間がなくなりました。 カスタマーポータルにF-RevoCRMで作成した請求書を公開し、相手にそれをダウンロードしてもらう形をとったため、封入コストや切手代などのコストがかからなくなり、システム運用・保守費用を含めても、大幅なコスト削減に成功しました。

また、請求書を作成する際もExcelでなく、F-RevoCRMで必要な情報を数か所入力するだけで済むため、不具合に悩まされることもなくなりました。万が一請求書の入力ミスがあっても、カスタマーポータルに公開したものを修正版と差し替えるだけで良くなったので、業務効率も格段にアップしました。